Un entrepôt passe par un processus de réception standard lorsque les envois arrivent pour reconstituer les stocks en stock. Le coordonnateur de l'entrepôt ou le commis à l'inventaire a établi une procédure permettant de vérifier tous les envois reçus et de gérer efficacement les documents. Si le personnel de l'entrepôt rencontre des problèmes de réception, ceux-ci peuvent être résolus rapidement afin que le bon envoi soit disponible pour les clients.
Identification de l'envoi
Lorsqu'un camion de livraison arrive au quai de déchargement, le commis aux stocks discute avec le chauffeur de l'envoi. L'inventaire vérifie ses enregistrements pour vérifier que l'article en question a été commandé et configuré pour la livraison. La commis à l'inventaire signe son nom sur l'avis de livraison, car elle accepte l'envoi du chauffeur.
Nombre de produits
Une fois que l'avis d'expédition est signé, le personnel de l'entrepôt décharge les caisses du camion. Elle compte le nombre de caisses ou de boîtes pour que la quantité corresponde à l'avis d'expédition du livreur. Chaque caisse est ouverte et un compte exact du produit reçu est pris. Toute différence dans le décompte du bordereau de facture est notée afin que le service des achats puisse remédier à la situation avec le fabricant du produit.
Inspection du produit
Le commis à l'inventaire vérifie tous les produits pour tout dommage causé lors de l'expédition. Les produits endommagés sont mis de côté afin que le fabricant puisse les récupérer et proposer des produits de remplacement. Le livreur doit vérifier que l'envoi contient des produits endommagés et parapher la documentation relative aux produits endommagés avant de quitter l'entrepôt. Selon la politique du fabricant, le conducteur peut prendre les produits à ce moment-là pour ramener des produits de remplacement.
Réception de la documentation
Le personnel de l’entrepôt attribue des numéros d’inventaire aux produits avant de les stocker dans les rayons. Le commis aux stocks entre toutes les informations sur le produit dans le système de données de l'entrepôt. Elle synchronise les données avec tous les autres services ayant besoin d'informations, y compris le service clientèle, le service des ventes et le service des comptes fournisseurs. Le commis aux stocks classe tous les documents écrits, tels que les factures et les bordereaux de marchandises, à des fins d'audit.
