Des structures de contrôle sont nécessaires dans les affaires pour s'assurer que les procédures sont suivies et les objectifs atteints. Une structure de contrôle individuelle reflète les politiques et procédures de l'organisation spécifique et prend en compte des facteurs tels que la santé financière de l'entreprise, la conformité aux réglementations externes et la communication de l'entreprise. Cinq structures de contrôle de base aident les organisations à identifier les points forts ainsi que les domaines à améliorer.
Environnement
L'environnement global est la structure de contrôle la plus importante dans toute entreprise. Dans l'environnement de contrôle interne, les décisions reflètent les priorités que les propriétaires d'entreprise et la direction générale accordent à chaque fonction de l'entreprise. Les contrôles dans un secteur hautement réglementé seront plus stricts que dans un secteur dans lequel l'intervention du gouvernement est minimale. Qu'il soit très formel ou détendu, l'environnement d'une entreprise doit être bien planifié et communiqué au sein de l'entreprise. Les grandes entreprises prennent des décisions environnementales dans de nombreux domaines, tels que les services juridiques, les ressources humaines et les finances.
Vérification
Un audit périodique est une structure de contrôle importante. Qu'elles soient effectuées par un service de l'organisation ou confiées à un fournisseur externe, les audits permettent de s'assurer que les employés respectent les politiques de l'entreprise et que les procédures sont correctement mises en place et comprises. Certains propriétaires d'entreprise font appel à une assistance d'audit externe pour obtenir une évaluation objective de l'entreprise.
la communication
Chaque entreprise doit transmettre des informations aux employés. Par conséquent, la communication est un élément crucial de la structure de contrôle de toute organisation. Les cours de formation et / ou les manuels des employés sont des moyens efficaces de communiquer la structure de contrôle. Une entreprise doit décider, en fonction de la réglementation et des souhaits de la direction, si la formation sera formelle ou informelle. Pour les petites entreprises, cependant, les cours de formation peuvent ne pas être réalisables ou nécessaires.
Des risques
L’évaluation des risques est une structure de contrôle essentielle. Les risques juridiques et financiers pour une entreprise peuvent être catastrophiques. Une entreprise doit déterminer les situations potentielles dans ces domaines et quelles actions seront entreprises si un cas se développe. L'évaluation des risques comprend un audit périodique de la comptabilité ainsi que le respect de toutes les questions juridiques et de la réglementation du secteur.
Les activités de contrôle
Les activités de contrôle permettent de s'assurer que les politiques et procédures susceptibles d'avoir une incidence sur les risques financiers et juridiques sont bien comprises et suivies. La haute direction a mandaté ces activités pour garantir que chaque facette de l'organisation est protégée juridiquement et financièrement et respecte les normes et les règlements. Les exemples d'activités de contrôle incluent les budgets annuels de tous les départements ou un point de contrôle légal pour la correspondance des clients. La portée et la priorité des activités de contrôle varient selon l’organisation et le secteur auxquels elle participe.
