Un rassemblement de motos est un moyen extraordinaire de sensibiliser le public à une cause spéciale et un moyen formidable de faire participer votre communauté à la collecte de fonds ou d’obtenir un soutien. Organiser un rallye moto nécessite de la planification, de l'organisation et de renforcer la participation et la sensibilisation de la communauté.
Rechercher un comité de planification d'événements. Si vous souhaitez organiser le rallye, vous aurez besoin d’une bonne équipe pour planifier et coordonner les nombreux détails impliqués. Recherchez des personnes qui ont à cœur la cause et qui peuvent renforcer votre équipe grâce à leurs compétences en organisation, en communication ou en relations au sein de la communauté.
Établissez des détails et des informations sur la cause de l'événement. Si vous souhaitez collecter des fonds et sensibiliser le public à une fondation ou à une famille, assurez-vous que tous les détails sont au centre de l’importance de la cause.
Tenez votre première réunion de comité. Lors de cette première réunion, exprimez vos intérêts, préoccupations et objectifs. Assurez-vous de désigner quelqu'un pour prendre d'excellentes minutes.
Affecter des personnes à des tâches spécifiques et à des sous-parties du comité. Ces postes pourraient être président, secrétaire, trésorier, coordinateur des repas et des boissons, contact local du support aux entreprises, MC ou chargé de trouver un MC ou un orateur invité, un porte-parole de la communauté et un coordinateur des bénévoles.
Établissez un budget initial. Il est essentiel de connaître votre budget initial. Et ensuite, comparez ce que l'événement réel devrait coûter. Cela vous aidera à savoir combien d’argent il faudra collecter pour que l’événement fonctionne correctement.
Organiser les détails de localisation pour la date et l'heure. Également planifier ce dont vous aurez besoin pour l'emplacement. Ces exemples sont une scène, des tables, des chaises ou des barrages routiers pour bloquer la circulation normale.
Planifiez les détails d'un agenda pour l'événement du début à la fin. Planifiez ce que les gens feront quand ils arriveront, ce qu’ils feront pendant leur séjour et comment promouvoir le début.
Obtenez un soutien local des entreprises de la région. Demandez aux entreprises locales de s'impliquer. Prévoyez que les sponsors puissent faire de la publicité lors de l'événement, démontrant ainsi leur soutien. Leur soutien peut consister à donner de l’argent, de la nourriture et surtout, s’ils veulent faire un don pour la cause du rassemblement.
Nommer un MC. Votre événement doit avoir quelqu'un qui va interagir avec le public. Leur seule position est de rassembler, d'informer et de présenter l'événement, de divertir et de faire passer le message auprès des gens pour qu'ils contribuent à la cause de l'événement.
Cherchez divertissement. Vérifiez vos groupes locaux à jouer pour l'événement.
Décidez du type de nourriture que vous souhaitez servir. Un exemple pourrait être un menu de barbecue local. Demandez à un restaurant ou à un traiteur local d'établir des "stands" pour cuisiner et vendre de la nourriture. Demandez-leur de donner de leur temps et même de participer à la collecte de fonds en faisant un don de 1 $ (ou tout montant raisonnable) à la cause. Contactez votre distributeur de boissons local pour louer une remorque de boisson.
Planifiez des activités pour toute la famille. Planifiez des jeux et des prix pour les enfants de tous les âges.
Sensibiliser. Les tracts, la publicité à la radio et le bouche à oreille sont des outils essentiels pour diffuser l’information aux visiteurs et supporters potentiels. Contactez également les stations de télévision, les journaux et les stations de radio de votre région.Un communiqué de presse aidera le public à prendre conscience de la situation et vous donnera également une couverture gratuite. Si votre budget le permet, placez des annonces dans les médias pour renforcer la sensibilisation.
