Un encan silencieux est un excellent moyen de collecter des fonds pour votre organisation ou votre œuvre de charité, tout en rassemblant des supporters et en sensibilisant vos clients. Étant donné que les enchères silencieuses coïncident généralement avec un autre événement, les invitations à une enchère silencieuse doivent informer les invités de ce qui se passe, de la façon dont ils vont s'habiller, s'ils doivent être nourris, des articles et des services mis aux enchères et de la destination des fonds.. En fonction de la formalité de l'événement et du niveau de relation que vous entretenez avec vos invités, le format de l'invitation et la livraison sont modifiables.
Détails de l'évènement
Comme pour toute invitation, le lieu, la date (y compris le jour de la semaine) et l'heure doivent être clairement indiqués avec l'orthographe correcte sur l'invitation. Une invitation à une vente aux enchères silencieuse devrait permettre aux invités de savoir ce qui se passe en dehors de la vente aux enchères. Que ce soit pour un dîner, une danse, un rodéo, une soirée théâtrale ou quelque chose de complètement inattendu, les clients doivent savoir ce qui se passera pendant la vente aux enchères. Un calendrier général des événements, y compris le début et la fin des enchères, doit être inclus dans le formulaire de liste.
Tenue
Lorsqu’un événement formel coïncidant avec une enchère silencieuse est exigé, il est généralement admis qu’il n’est pas nécessaire d’indiquer «la tenue vestimentaire officielle requise» sur l’invitation. Une invitation donne le ton à l'événement ou à la fête. La qualité du papier, la police de caractères utilisée et les détails de l'événement doivent donner une indication au fait qu'une personne doit s'habiller de manière formelle sans avoir à le lire sur papier. Pour les événements moins formels ou les invitations d'apparence formelle qui ne nécessitent pas de tenue de ville, il est correct de mentionner la tenue de vêtement appropriée. "Venez comme vous êtes" ou "habillez-vous en costume" sont des moyens appropriés de faire savoir à vos invités ce que l'on attend d'eux.
Don ou collecte de fonds
Les invitations à une vente aux enchères silencieuse doivent informer les invités des raisons pour lesquelles la vente aux enchères a lieu et de la manière dont l'argent collecté sera utilisé. Utiliser une expression simple telle que "Au profit du club des garçons et des filles de l’État du Nord" indique aux invités qu’ils font un don à une œuvre de bienfaisance et que celle-ci n’est pas celle qui organise directement l’événement. Dans ce cas, une ligne séparée avec "Sponsorisé par" et le nom des personnes participant à l'événement sont nécessaires. Si la vente aux enchères est une collecte de fonds pour la même organisation que celle qui organise l'événement, la formulation devrait être "Collecte de fonds pour le club des garçons et filles du nord de l'État" et laissée de côté. Si tout le produit va directement au bienfaiteur, il doit être indiqué comme "100% du produit profitant" suivi du nom.
Nourriture et boisson
La plupart des ventes aux enchères ont au moins des apéritifs et des rafraîchissements disponibles pendant la vente aux enchères silencieuse. Cela permet aux gens de se mêler et de se sentir plus à l'aise. Quel que soit le niveau de nourriture servi, cela devrait être indiqué sur l'invitation afin que les gens ne viennent pas après avoir mangé trop ou trop peu de nourriture auparavant. "Le dîner fourni" peut être ajouté au bas de l'invitation ou le dîner heure sera servi dans le programme des événements sur l'invitation. "Rafraîchissements fournis" est une manière polie de dire aux clients que la vente aux enchères est un événement plus décontracté et n'est pas destiné à combler l'appétit d'une personne pendant sa mise.
Format et livraison
Les invitations doivent être placées dans des enveloppes et envoyées plutôt que présentées sous forme de cartes postales afin de préserver la formalité et de fournir toutes les informations nécessaires pour inviter correctement les invités à une enchère silencieuse. L'étiquette pour l'envoi d'invitations est toujours via USPS pour l'envoi dans les 50 États. Si l'enchère silencieuse dispose d'un budget serré ou est très informelle, les invitations livrées à la main sont autorisées, mais ne génèrent pas le même type de réaction de droit ou de privilège qu'une invitation reçue par courrier postal.
