Lors d'un encan silencieux, l'organisation est la clé. Commencez à planifier au moins deux mois, de préférence trois mois à l’avance, pour solliciter des dons et commercialiser efficacement l’événement. Garder les dons et tous les documents justificatifs en ordre lors de leur collecte facilite la mise en place de l'encan silencieux.
Planifier à l'avance
Une enchère silencieuse réussie a besoin de deux choses: de nombreux articles ** aux enchères dans une variété de prix et une liste d'invités remplie de personnes prêtes à se séparer de leur argent **. Pour trouver les bons articles, demandez à votre comité de solliciter des dons. De nombreuses entreprises, comme les spas, les bijouteries et les magasins de sport, donnent des biens ou des services en échange d’une lettre de donation. De plus, les particuliers s’engagent à proposer des articles comme une semaine dans une maison de vacances ou une journée sur le lac en yacht. Demandez aux membres de votre comité d'inviter autant de personnes que possible dans leurs réseaux. ** L'utilisation de cette connexion personnelle rend les gens plus susceptibles d'assister et de faire des offres généreuses **. Préparez un plan marketing pour promouvoir l'événement auprès de la communauté, des médias sociaux, des journaux et des groupes professionnels locaux. Assurez-vous qu'ils connaissent l'importance de la cause de votre organisation pour que les invités arrivent prêts à ouvrir leur cœur et leur portefeuille.
Mise en place de l'enchère
Avant la vente aux enchères, préparez des feuilles de soumission faciles à comprendre pour chaque article. Indiquez la description de l’article, la valeur estimée et le donneur en haut de chaque feuille. Utilisez le reste de la feuille pour les lignes que les invités doivent remplir, avec leur nom et le montant de leur offre. Si vous avez une enchère minimum - généralement 50% de la valeur estimée - ou des niveaux d'augmentation minimum, le montant que vous souhaitez augmenter les enchères à chaque fois, incluez-le sur la feuille. Placez les tables assez éloignées les unes des autres pour que les invités puissent facilement se déplacer 6 pieds entre les tables est généralement suffisant. Disposez les éléments de manière attrayante, en les affichant de sorte qu'ils soient faciles à voir d'en haut. Certains planificateurs préfèrent avoir une table pour les articles les plus chers. Les articles de petite taille, tels qu'une sélection de gel pour le bain, ne recevront probablement pas d'enchères élevées. Regroupez-les dès que possible pour créer un article plus volumineux. Par exemple, vous pouvez grouper le gel de bain avec une carte-cadeau spa, une robe moelleuse et des pantoufles moelleuses pour un panier de détente.
Susciter l'excitation
Dans le cadre de votre processus de marketing, ** présentez des photos et des descriptions des articles les plus intéressants pour encourager les soumissionnaires à y participer **. Ceux-ci peuvent inclure des forfaits vacances, des billets de sport difficiles à obtenir ou des illustrations en édition limitée. Au cours de l'événement, prévoyez ** de clôturer les enchères par étapes **, en commençant par les articles les moins chers. Demandez aux volontaires de donner des avertissements à l'approche des délais afin que les enchérisseurs puissent se précipiter pour obtenir leur offre gagnante. La clôture des enchères en groupes laisse les articles les plus chers comme les derniers articles disponibles. Les soumissionnaires ne sont pas distraits par d'autres éléments sur lesquels ils pourraient soumissionner, ce qui leur permet de concentrer leurs efforts sur les éléments qui rapportent le plus à votre organisation.
La fermeture
Rendre le contrôle facile pour les gens vous aide à bien finir la nuit et, espérons-le, à susciter davantage de bonne volonté envers votre organisation. ** Avoir plusieurs caisses **, toutes équipées pour recevoir de l'argent, des chèques et des cartes de crédit. Apporter les feuilles d’offre aux guichets d’enregistrement pour s’assurer qu’elles sont immédiatement disponibles au cas où un soumissionnaire doit partir plus tôt. Triez les feuilles d'enchères par vainqueur par ordre alphabétique avant le départ précipité en fin de soirée ou appelez les soumissionnaires par leur nom pour les consulter sans une ligne. En envoyant des notes de remerciement aux donateurs et aux invités immédiatement après l'événement. Revérifiez les lettres pour vous assurer de les remercier pour les bons articles donnés ou achetés. S'il y a lieu, incluez également les lettres de don d'impôt.
