Les mémorandums, ou mémos, sont de brèves communications commerciales qui permettent de transmettre des informations importantes aux personnes dans un format concis et facile à lire. Un en-tête de note clair est un aspect important de toute note car il prépare le lecteur à l'avenir. Une analyse rapide de l'en-tête révèle des informations clés sur les personnes impliquées dans le sujet, ce qui sera traité et la date d'envoi du mémo. Un format de titre cohérent facilite la lecture, la compréhension et le classement de ces documents utiles par les employés et les collègues.
Formatez chaque mémo de la même manière, en précisant clairement les dates de début, de début et de date. Ces éléments doivent être imprimés sur des lignes séparées et en majuscules.
Tapez le nom et les titres de tous les expéditeurs et destinataires dans les sections «À» et «De» du mémo. Vous n'avez pas besoin d'utiliser M. ou Mme dans une note, bien que M. soit parfois utilisé. Inclure les noms et prénoms de chaque individu pour éviter toute confusion.
Mettez la date actuelle dans la section «date» de l'en-tête. N'incluez pas le jour de la semaine, mais incluez l'année.
Rédigez une ligne d'objet concise et informative. Évitez les sujets d'un ou deux mots qui ne transmettent pas assez d'informations, tels que «Mise à jour de la société». Optez pour un sujet permettant à vos destinataires de savoir exactement en quoi consiste le mémo, tel que «Mise à jour du code vestimentaire de la société».
Conseils
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Les éléments d'en-tête peuvent être réorganisés à volonté. Certaines entreprises préfèrent que la ligne d'objet soit placée plus haut dans la rubrique. Quoi que vous choisissiez, restez cohérent d’une note à l’autre.
Si vous utilisez une feuille de mémo préimprimée et que vous écrivez les détails à la main, vous n'avez pas besoin d'inclure deux points après chaque élément de l'en-tête.
