Si vous imaginez un wagon chargé de billets verts, vous auriez raison - c'est littéralement de l'argent en transit. Les magasins de détail, les casinos et les entreprises qui reçoivent beaucoup d’argent utilisent souvent des voitures blindées pour collecter de l’argent et le transporter en toute sécurité à la banque. Pour la plupart des entreprises, cependant, le terme "espèces en transit" signifie beaucoup plus ordinaire. C'est simplement une façon de comptabiliser l'argent que vous avez reçu et enregistré mais que la banque n'a pas encore traité.
Conseils
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L’argent en transit est l’argent comptant et les chèques que vous avez reçus et enregistrés dans votre compte de résultat, mais cela n’apparaît pas sur le relevé bancaire à cause des différences de temps.
Qu'est-ce que l'argent en transit?
Chaque fois que de l'argent a quitté le point A mais n'est pas encore arrivé au point B, il s'agit d'argent en transit. Il est facile d'imaginer l'argent en transit comme de l'argent physique, par exemple lorsque vous retirez de l'argent de vos caisses enregistreuses et le déposez à la banque. En réalité, la majorité des transactions en espèces se font en coulisse, par exemple un chèque en suspens pendant que la banque le libère.
En termes comptables, l’argent en transit est tout élément que vous enregistrez sur votre compte de résultat qui ne figure pas encore sur votre relevé bancaire. Par exemple, vous avez peut-être enregistré un paiement client, mais le chèque est toujours en cours à la banque ou vous avez peut-être rédigé un chèque pour les dépenses de bureau, mais le destinataire ne l'a pas encore encaissé. Étant donné que le solde de trésorerie inscrit au bilan est censé représenter l’ensemble des liquidités disponibles pour votre entreprise, il serait trompeur d’inclure des sommes que la banque n’a pas encore traitées. L'argent en transit est un moyen d'ajuster le solde en espèces pour tenir compte des chèques reçus ou payés qui n'ont pas encore été compensés.
Exemple de trésorerie en transit
Pour illustrer l'argent en transit, imaginez que vous gérez un parking avec des parcomètres. À la fin de chaque journée, un employé ouvre les compteurs et retire tout l'argent qu'il contient. L’argent va à l’équipe des comptes qui compte et enregistre l’argent dans le compte de résultat, après quoi il l’emballe et le charge sur un véhicule. Le véhicule achemine l'argent à la banque, où l'argent est déposé dans le compte bancaire de l'entreprise. Pendant le trajet d'une demi-heure, l'argent est en espèces en transit.
Ensuite, la banque traitera le dépôt du jour au lendemain. Ainsi, tout dépôt effectué par l'entreprise n'apparaîtra pas sur le relevé bancaire avant le jour ouvrable suivant. Lorsque vous effectuez le rapprochement de vos relevés bancaires, vos encaissements et vos dépôts bancaires ne porteront pas la même date de transaction. Votre argent était en transit bien plus longtemps que le trajet de 30 minutes: il était en transit à partir du moment où vous l'avez consigné sur vos comptes jusqu'au moment où il figurait sur votre relevé bancaire.
Qu'est-ce qu'un dépôt en transit?
Un dépôt en transit est une variation sur le même thème. Il décrit l'argent que vous avez reçu de vos clients sous forme d'espèces ou de chèques et que vous avez inscrit dans le grand livre financier - ce que vous devez faire le jour même où vous recevez l'argent - mais le dépôt ne figure pas encore dans le relevé bancaire de l'entreprise. Voici un exemple: supposons que vous receviez un chèque de 10 000 dollars d'un client le 30 décembre. Vous enregistrez le chèque dans votre livre de comptes et le déposez à la banque le même jour. Cependant, le contrôle prend quelques jours à traiter. Il n'apparaît pas sur votre relevé bancaire avant le 2 janvier. Jusqu'à ce que le chèque soit crédité, vous n'avez pas l'utilisation de l'argent. C'est cette différence de timing qui crée un dépôt en transit.
Comment compte-t-on pour Cash in Transit?
La plupart du temps, peu importe si la banque prend un jour ou deux pour traiter votre dépôt. Si vous déposez l'argent ou le chèque le 5 juin, ou le 22 septembre, le dépôt apparaîtra sur votre relevé bancaire suffisamment à l'avance pour pouvoir être rapproché à la fin du mois. Mais que se passe-t-il si le retard vous oriente vers une nouvelle période comptable? Maintenant, vous avez un problème: si vous enregistrez la facture comme ayant été payée en décembre, votre relevé bancaire de décembre ne sera pas rapproché, mais si vous l’enregistrez en janvier, votre rapport de décembre ne reflétera pas le paiement de la facture. les comptes sous-estiment le solde de vos comptes clients. Que faire?
Dans la pratique comptable, ces problèmes sont résolus en utilisant une entrée de compte "espèces en transit" ou "dépôt en transit". C'est simple, car vous ne créez qu'un compte de dépôt, comme un "faux" compte bancaire, dans lequel vous enregistrerez tout votre argent voyageant entre deux endroits. Vous pouvez appeler ce compte à votre guise, par exemple "argent en transit" ou "chèque pour effacer".
Désormais, lorsque vous recevez le chèque de 10 000 $ du client, vous créditez un compte client le 30 décembre de la manière habituelle, puis débitez le compte de transfert en espèces du même montant de 10 000 $. Lorsque le chèque est effacé, vous enregistrez un virement d’espèces en transit sur votre compte bancaire. Cela mettra à zéro la transaction de transit.
Pourquoi les entreprises utilisent-elles un compte de paiement en transit?
Rien ne cause plus de maux de tête qu'un rapprochement bancaire déséquilibré, surtout s'il n'est pas immédiatement évident de comprendre ce qui ne va pas. S'assurer que toutes les espèces et tous les dépôts en transit ont été enregistrés dans un grand livre séparé permet d'éviter beaucoup de problèmes, car vous aurez toujours un enregistrement précis du montant que vous avez reçu par rapport au montant des fonds que vous pouvez utiliser et que vous pouvez utiliser.. À présent, lorsque vous exécutez le rapprochement bancaire de fin d’année, vous avez un compte clair des 10 000 $ qui ne figurera pas dans le relevé bancaire du 31 décembre, car la banque n’avait pas comptabilisé le chèque à cette date, même si l’entreprise avait a enregistré le reçu dans son livre de caisse à la date du dépôt.
Cela fait-il une différence si vous utilisez une boîte postale bancaire pour les reçus du client?
Si vous utilisez un système de casier bancaire géré par une banque, les paiements de factures effectués par les clients iront directement à une adresse postale spéciale gérée par la banque au lieu de se rendre dans l'entreprise. Cela signifie qu'il n'y a pas de chèques à déposer. La banque récupère les chèques entrants, les traite et dépose les fonds directement dans le compte bancaire de l'entreprise. Il publie ensuite un document de versement sur un site Web sécurisé auquel l'équipe de la comptabilité peut accéder pour mettre à jour les comptes clients de la société.
Lorsque vous utilisez une boîte postale, aucun paiement n'est en transit. En effet, la banque met à jour ses registres en même temps ou juste avant l'envoi de votre avis de versement. Si votre équipe de comptabilité tarde un peu à comptabiliser le compte client, il pourrait même y avoir des rentrées de fonds en transit, dans lesquelles la banque met à jour les enregistrements avant la société.
