Les organismes sans but lucratif, les sociétés et les petites entreprises dotées d'un conseil d'administration ont également un ensemble de lignes directrices appelées règlements. Ces règlements sont établis par la société ou la société pour assurer une chaîne de commandement appropriée, ainsi que le comportement et les responsabilités attribués à tous les membres. Les statuts doivent également inclure un processus d’ajout ou de révocation des membres du conseil d’administration, ainsi que des limites de mandat, des élections et la fréquence des réunions. Les membres du conseil sont également tenus de suivre un ensemble de directives relatives au comportement des réunions, à la manière d’ajouter des points à l’ordre du jour et à la durée des réunions. Les règles les plus couramment utilisées pour les réunions du conseil sont les règles de Robert.
Demander à quelqu'un de démissionner d'un conseil nécessite de disposer de motifs ou de motifs pour exécuter la demande. Tenir des registres des infractions avec les dates pertinentes et toutes les demandes faites au membre du conseil pour remédier à la situation problématique, ainsi que toute assistance offerte pour remédier aux problèmes existants. Obtenir la documentation nécessaire pour prouver le comportement flagrant à présenter au conseil en cas de démission ou de révocation forcée et la documentation est essentielle pour atteindre le quorum si la personne concernée refuse de démissionner de son plein gré. La documentation fournira également les informations nécessaires requises par le service juridique si le membre du conseil d'administration intente une action en justice contre la société ou l'organisation.
Organisez une réunion avec le membre du conseil en question, expliquez-lui les problèmes qui ont suscité des inquiétudes et insistez sur le manque de résolution ou de non-conformité. Au cours de la réunion, permettez au membre du conseil d’évaluer son propre travail et d’introduire avec tact l’idée que sa démission permettrait au conseil de résoudre les problèmes dans l’intérêt de la société. Faites preuve d'empathie et traitez les membres du conseil avec respect en tout temps pour éviter de transformer une décision professionnelle en problème personnel. Documentez la réunion en prenant des notes.
Forcer le membre à s’il refuse de soumettre une lettre de démission par des moyens moins compliqués. Utilisez les règlements et les protocoles existants pour impliquer tous les membres du conseil d’administration dans les discussions, évaluez les problèmes et votez pour parvenir à un consensus sur la question de savoir si l’administrateur doit être démis de ses fonctions ou autorisé à le terminer.
