La comptabilisation correcte des dépenses de paie est une grande partie de la responsabilité de tout service de la comptabilité, dans les affaires partout au pays et dans le monde. Des registres financiers précis sont nécessaires dans un certain nombre de situations, par exemple lors de la déclaration des numéros de comptabilité aux agences de réglementation financière, lors de demandes de subvention ou de demandes de prêt. Tenir des registres de dépenses précis aidera également la direction à prendre des décisions viables en matière de budgétisation et à conduire les cycles d’embauche. Bien que peu de gens pensent au jour de paie jusqu'à son arrivée, se préparer pour le jour de paie est un travail à temps plein pour les autres.
Rassemblez des feuilles de temps ou des enregistrements détaillés d’entrée / sortie et saisissez-les dans un logiciel de paie. Celles-ci incluront également les demandes de paie de maladie / personnelle, de paye de vacances et de feuilles d’ajustement de temps. Assurez-vous que les feuilles de présence sont approuvées par le responsable approprié avant de les entrer.
Vérifiez bien les relevés de temps pour vous assurer qu'ils sont raisonnables et exacts. Ce processus exclura toute possibilité de fraude par horodatage.
Obtenez l’approbation finale du gestionnaire avant de couper les chèques et de soumettre des transferts électroniques de fonds (TEF) aux établissements bancaires.
Couper les chèques et autoriser les transactions EFT.
Conservez les dossiers de paie au dossier pendant cinq ans à compter du moment où les employés ont été payés.
Suivez l’activité des chèques en direct, y compris lorsqu’ils sont déposés sur le compte de l’employé, lorsqu’elle efface la banque et lorsque vous avez accès à une image électronique du chèque compensé. Conservez une copie du chèque compensé sous la main.
