Le formulaire W-9 de l'Internal Revenue Service est utilisé pour obtenir le numéro d'identification de contribuable d'un particulier ou d'une société. Les entreprises utilisent ce formulaire pour obtenir des NIF pour de nouveaux fournisseurs. Après l'obtention d'un formulaire initial IRS W-9, les sociétés ne sont pas tenues d'obtenir les formulaires mis à jour pour les fournisseurs établis; Les fournisseurs sont tenus de fournir un formulaire W-9 mis à jour si certaines informations sont modifiées.
Mise à jour des informations W-9
Un fournisseur est obligé de fournir à une entreprise un nouveau formulaire W-9 si le nom ou le TIN du fournisseur change. En outre, si la structure commerciale du fournisseur modifie ses exigences en matière de taxation, un nouveau formulaire W-9 doit être fourni.
Utilisation de W-9
L'IRS exige des entreprises qu'elles remplissent un formulaire 1099 afin de déclarer les paiements supérieurs à 600 dollars à certains fournisseurs. Le formulaire W-9 garantit que la société disposera de suffisamment d'informations pour effectuer un dépôt selon le formulaire 1099, si nécessaire.
Formes de remplacement
L'IRS permet aux entreprises d'utiliser leurs propres formulaires plutôt que le formulaire W-9 si des informations similaires sont demandées. Par exemple, une entreprise peut créer son propre formulaire de configuration de fournisseur et l'envoyer à tous les nouveaux fournisseurs. Ce formulaire peut inclure à la fois des informations sur le fournisseur spécifiques à l'entreprise et les informations contenues dans le formulaire W-9.
Formulaire W-9 Information
Le formulaire W-9 sollicite le nom, l’adresse postale, la classification fiscale et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d’identification de l’employeur du vendeur. Le formulaire W-9 ou un substitut équivalent doit également obliger le vendeur à certifier que le numéro d’identification du contribuable fourni est exact, que le vendeur est un citoyen américain et qu’il n’est pas assujetti à une retenue à la source.
Pénalités
Si une entreprise demande un formulaire W-9 à un fournisseur et que celui-ci ne se conforme pas, le vendeur peut être soumis à une pénalité de 50 USD, à moins que le manquement ne soit dû à un motif raisonnable, plutôt qu’à une négligence volontaire. Un vendeur peut également encourir des sanctions civiles et pénales si de fausses informations sont fournies.
