«Robert’s Rules of Order», un recueil de règles de procédure parlementaire, peut aider les organisations à organiser des réunions plus efficaces. Les réunions sont présidées par un président, qui est responsable de la gestion de la réunion en appliquant les règles du livre et en indiquant qui a la parole à des moments précis. Votre premier devoir en tant que président est de nommer un secrétaire, qui créera un compte rendu écrit de ce qui se passe pendant la réunion. Une fois le secrétaire choisi, la réunion commence.
Commencez la réunion en disant: «La réunion sera ouverte». Le groupe peut souhaiter partager une cérémonie d'ouverture, telle qu'une invocation ou une récitation du serment d'allégeance.
Invitez le secrétaire à lire le procès-verbal d'une réunion précédente, le cas échéant, ou demandez s'il y a des corrections à apporter si elles ont été communiquées aux membres à l'avance. S'il n'y a pas de corrections, approuvez le procès-verbal pour l'intégrer au compte rendu officiel des événements de la réunion.
Demandez aux membres de faire rapport sur des rôles ou des activités spécifiques, tels que le rapport du trésorier. Si des recommandations sont formulées, des procédures parlementaires supplémentaires - débat, vote, par exemple - peuvent devoir être mises en place. Sinon, la réunion avance pour traiter d'autres rapports.
Aborder les questions en suspens uniquement si une réunion précédente s'est terminée alors qu'il restait des points à discuter. Présentez-les dans l'ordre dans lequel ils ont été initialement planifiés.
Demandez au groupe s’il ya de nouvelles affaires à discuter.Tout participant peut «prendre la parole» pour discuter de nouvelles affaires.
Terminez la réunion en disant: "Puisqu'il n'y a plus de questions à l'ordre du jour, la réunion est levée."
Conseils
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Empruntez une copie du livre de règles complet et du guide concis dans une bibliothèque ou achetez-en des copies pour votre organisation afin de pouvoir rechercher rapidement des informations sur le déroulement sans faille des réunions.
