Robert's Rules of Order est le guide définitif sur la manière de mener une réunion publique. D'abord écrit par Henry Martyn Robert en 1876, le livre et ses éditions ultérieures sont basés sur la procédure parlementaire en vigueur.
Le procès-verbal d'une réunion est le compte rendu officiel de ce qui s'est passé lors de cette réunion. Ils constituent la documentation de motions, de votes et de rapports de comités. Pour la plupart, les procès-verbaux sont un compte rendu de ce qui est fait à chaque réunion, plutôt que ce qui est dit.
Selon les règles de procédure de Robert, les procès-verbaux des réunions devraient être lus et approuvés au début de chaque réunion suivante. S'il y a un laps de temps inhabituellement long entre les réunions - ou si la lecture du procès-verbal n'est pas pratique - le procès-verbal peut être approuvé, avec le consentement de l'organe, par le président et le comité exécutif.
Soumettez les minutes pour approbation.
Normalement, une erreur dans le procès-verbal peut être portée à l'attention du président. Il approuvera la correction de manière informelle.En cas de désaccord concernant la correction, il convient de voter sur l’approbation de l’amendement proposé au procès-verbal.
Faites une note détaillée si une erreur dans le procès-verbal doit être corrigée.
Corrigez le texte du procès-verbal approuvé. Selon les règles de procédure de Robert, le procès-verbal de la réunion au cours duquel les corrections sont apportées doit indiquer que le procès-verbal (de la réunion précédente) "a été approuvé tel que corrigé".
Pour corriger une erreur dans les minutes qui suivent l'approbation, un membre doit présenter une motion visant à "modifier quelque chose déjà adopté".
Indiquez le libellé exact de la motion visant à "modifier une chose déjà adoptée" dans le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle la motion a été présentée - et à indiquer si elle a été acceptée ou refusée.
