La planification d'un gala peut prendre des mois, voire des années, mais son exécution le soir même est tout aussi importante. Que vous honoriez un groupe particulier de personnes, reconnaissiez une organisation ou collectiez des fonds pour une bonne cause, un gala doit fournir suffisamment de contenu et de divertissements à ses invités. En tant qu'hôte du gala, votre travail consiste à diriger les invités du gala à travers différents événements et à veiller à ce qu'ils soient toujours divertis.
Coordonner avec les bénévoles et les traiteurs. Assurez-vous que toutes les personnes travaillant sur le gala sont sur la même page et comprennent la chronologie que vous avez créée. Répondez à toutes les questions avant que le gala ne commence pour éliminer toute confusion parmi le personnel. Pour réussir le gala, vous avez besoin d’une équipe expérimentée pour vous aider.
Bienvenue aux invités en début de soirée. Présentez-vous - donnez votre nom ainsi que votre titre ou affiliation. Par exemple, si vous êtes le président de l'organisation qui organise le gala, dites-le à vos invités. Assurez-vous que votre discours est bref. Prévisualisez l'événement et dites aux invités qu'ils passeront une agréable soirée.
Déplacez les invités d'un événement à l'autre. Le gala comprendra probablement un certain nombre d’événements, du cocktail au dîner assis en passant par les discours ou les récompenses. Il est de votre devoir de déplacer les invités d’un événement à l’autre. Vous ne voulez pas rester au microphone toute la nuit, mais vous devez faire en sorte que l'événement se déroule en fonction de votre chronologie. Parlez au moment de changer d’événement.
Merci à vos sponsors. La plupart des galas reposent sur des dons de particuliers ou de sociétés. Reconnaissez chaque sponsor pour sa contribution. Le programme du gala peut répertorier les sponsors, mais il est judicieux de féliciter également chaque sponsor. Nommer simplement le sponsor ou demander à la personne ou aux employés de se tenir sera apprécié par vos invités du gala.
Encourager la participation à des événements de gala. Si vous organisez une enchère silencieuse, par exemple, passez au microphone toutes les 20 ou 30 minutes pour mettre en surbrillance un objet de la vente chaude. Si vous voulez que les invités montent sur la piste de danse, parlez-leur. Gardez vos commentaires brefs mais directs afin que les invités puissent profiter pleinement du gala.
