Les systèmes de gestion des enregistrements réussis stockent de manière sécurisée les enregistrements et créent une méthode d'organisation pour la création, la maintenance, l'utilisation et la destruction des enregistrements. La création et la mise à jour continue des directives de gestion des enregistrements sont essentielles au maintien de l'intégrité du système. Avec des directives sur les informations requises, les méthodes de saisie, les délais de stockage et de sauvegarde, les réglementations de sécurité et des rapports précis, vous pouvez créer un système de gestion des enregistrements efficace.
Information
Élaborez des directives concernant le type d'informations que votre entreprise souhaite et doit stocker. Cela devrait inclure les contrats, les dossiers des employés, les documents de constitution en société, les dossiers des clients, les données réglementaires, les dossiers financiers et toute autre information pertinente requise par l'entreprise. Compilez cette liste en consultant plusieurs départements pour vous assurer de leur exhaustivité et de leur conformité à tous les besoins fonctionnels. Passez en revue la liste finale avec le conseiller juridique de votre entreprise pour vérifier que les informations nécessaires pour respecter les obligations légales sont incluses dans les directives de stockage de votre gestion des enregistrements.
Méthodes d'entrée
Concevoir une méthodologie d’entrée d’enregistrement pour chaque type d’enregistrement. Les enregistrements peuvent être saisis manuellement, importés de systèmes complémentaires ou via un système de numérisation. Ces méthodes de saisie doivent être fiables et sécurisées. Pour les échanges électroniques, mettez en place des contrôles de redondance garantissant des transferts précis. Pour la saisie manuelle, lancez un système de contrôles de qualité pour assurer la précision.
Espace de rangement
Désigner des délais de stockage pour chaque type d'enregistrement entré dans le système. Les échéanciers doivent prendre en compte les obligations légales, les contraintes du système de données et les fonctionnalités. Pour les enregistrements dont l'accès est rare, envisagez un système de stockage complémentaire permettant un accès occasionnel aux enregistrements. Ces enregistrements peuvent être compressés pour minimiser les besoins en stockage. Stocker des enregistrements en dehors de votre système d’enregistrement principal permet d’obtenir plus rapidement les enregistrements fréquemment utilisés. Vos directives de gestion des enregistrements doivent inclure les procédures de sauvegarde de routine et, de préférence, le stockage en double des enregistrements critiques hors site.
Sécurité
Un plan de sécurité approfondi est un élément essentiel de votre plan de gestion des enregistrements. Regroupez les enregistrements dans des groupes pouvant être classés en fonction de la sécurité et attribuez un accès sécurisé, protégé par un mot de passe, aux groupes d'employés appropriés. Cet examen de sécurité devrait également s’appliquer à quiconque a accès aux données d’entrée, effectue la maintenance et utilise ou détruit les enregistrements. Examinez régulièrement les autorisations de sécurité pour vous assurer de la conformité avec les obligations de l'entreprise et les obligations réglementaires. Incorporer la cote de sécurité dans les procédures relatives aux nouveaux employés et aux procédures résiliées.
Rapports
Les rapports de routine devraient faire partie de votre système de gestion des enregistrements. Ces rapports doivent inclure des listes d'utilisateurs qui ont accédé à des données sensibles, toute modification d'habilitation de sécurité, un rapport d'erreurs pour des enregistrements incomplets et des enregistrements susceptibles d'être éliminés. Ajoutez des rapports pour toutes les zones de données critiques.
