Le succès d’une entreprise dépend de la qualité de la gestion de ses actifs et de ses travailleurs. Une bonne gestion augmentera les chances de l’entreprise de rester compétitive sur le marché. L'une des clés de la gestion des actifs au sein d'une entreprise consiste à conserver des enregistrements détaillés et détaillés de tous les éléments liés à l'entreprise. Toutes les entreprises qui réussissent ont de bonnes pratiques de gestion des enregistrements et utilisent ces informations pour prendre des décisions calculées afin de rester compétitives. Voici quelques symptômes d’une entreprise dont la gestion des enregistrements est médiocre.
Suivi des flux monétaires
L'un des principaux symptômes d'une mauvaise gestion des dossiers est l'incapacité de retracer le flux de fonds. Le flux comprend les achats pour l’entreprise, les ventes de produits et parfois les paiements aux employés. Tous ces éléments sont nécessaires pour évaluer les domaines de l'entreprise où des changements doivent être apportés. Une entreprise performante doit être capable d’équilibrer et de peser les besoins financiers de certains domaines ainsi que les dépenses pouvant être éliminées du processus. Si une entreprise est incapable d'équilibrer ses registres financiers, c'est un signe clair de mauvaise gestion des dossiers.
Objectifs commerciaux vagues
Une entreprise prospère définira des buts et des objectifs qui l’inciteront à se développer. Les entreprises dont les pratiques de gestion des enregistrements sont médiocres ne sont pas en mesure de fixer des objectifs réalistes car elles n’ont aucune idée des domaines dans lesquels elles excellent et des domaines dans lesquels des changements doivent être apportés. Un signe clair d’une entreprise peu compétente en matière de gestion des enregistrements est celui qui a des objectifs vagues sur le marché ou des attentes irréalistes quant à sa croissance. Un exemple consiste à fixer des objectifs de vente mais à ne pas pouvoir distribuer le produit à temps. Une entreprise prospère avec de bons antécédents fixera chaque année des objectifs réalistes et les réalisera pour la plupart.
Amendes ou pénalités du gouvernement
Les entreprises qui conservent de mauvais dossiers rencontrent souvent des problèmes juridiques avec les agences gouvernementales qui gèrent les licences commerciales. Les dossiers sont essentiels pour régir la gestion d’une entreprise et doivent être tenus à jour. Les agences gouvernementales demanderont à consulter les archives de l'entreprise lors de l'audit ou de l'évaluation d'une entreprise. Si la société ne parvient pas à afficher des enregistrements précis et à jour, elle peut être condamnée à une amende ou à la fermeture temporaire de l'entreprise. Les sanctions répétitives infligées à une entreprise pour de nombreuses violations sont un autre signe que celle-ci a du mal à suivre ses actions et doit modifier ses habitudes en matière de tenue des dossiers.
