À l'ère de la technologie, processus de redondance, téraoctets, gigaoctets et copies dupliquées d'informations, la gestion des enregistrements est une pratique banale mais essentielle que toutes les organisations auraient dû maîtriser. De plus en plus, la gestion des fichiers de données est en train de devenir le pivot de la prise de décision éclairée.
Qu'est-ce que la gestion des enregistrements implique
La gestion des enregistrements implique plusieurs domaines de collecte, de stockage et éventuellement de destruction des données. La science est divisée en plusieurs catégories: entrée et collecte, stockage, redondance et sauvegarde, et réduction. La saisie et la collecte établissent des protocoles permettant aux employés de suivre la manière dont les données sont créées et le système de classement qu’il doit suivre pour pouvoir les récupérer facilement ultérieurement. Il spécifie également ce qui doit être conservé et ce qui ne doit pas. Le stockage peut impliquer à la fois des fichiers papier et des fichiers électroniques et établit des paramètres sur quels moyens de stockage sont autorisés et quels ne sont pas (par exemple, les disques durs par rapport aux dossiers papier par rapport aux réseaux ou aux clés USB). La redondance et la sauvegarde impliquent de conserver des copies de sécurité des informations importantes en cas de sinistre. Et enfin, réduction spécifie les méthodes autorisées pour la destruction et l'élimination des données des systèmes de l'entreprise.
Assistance statistique à la prise de décision
La gestion des enregistrements facilite la collecte de statistiques. Une grande partie de la prise de décision repose sur l’analyse des tendances. L’analyse des tendances est développée et construite sur la base de la recherche de modèles dans les informations et les données et en tirant des conclusions sur le comportement de ces modèles. Plus la gestion de l'information est bonne, meilleure est l'analyse des tendances et des connaissances commerciales associées.
Éviter la perte d'informations
Un autre élément clé de la gestion des enregistrements est la prévention de la perte de données. Cela peut arriver très facilement: un fichier est supprimé, le mauvais dossier est déchiqueté, un mauvais employé quitte le bâtiment avec des données sensibles.
La gestion des enregistrements garantit la mise en place de processus préventifs permettant d'organiser et de classer les informations de manière protégée. Des redondances sont ensuite mises en œuvre, telles que des systèmes de sauvegarde et des référentiels de copies multiples. Ainsi, si un système de fichiers est détruit, il peut être rapidement remplacé par une copie récente. Enfin, les mesures de sécurité aident à attraper les enregistrements altérés qui peuvent mettre en péril le bien-être et les intérêts d’une entreprise.
Avantages organisationnels
La gestion des enregistrements améliore l'efficacité. Les données sont trouvées plus rapidement et plus facilement, et la prise de décision est améliorée par une analyse immédiate et une récupération des informations. Une tenue de dossiers améliorée réduit le gaspillage de ressources. Moins de papier et moins d’espace système de stockage est utilisé lorsque les protocoles appropriés sont suivis. La destruction accidentelle et la perte permanente sont évitées lorsque la gestion appropriée des enregistrements garantit la présence de copies de sauvegarde récentes. La gestion des documents maintient également une trace écrite pour aider à défendre les actions de la société lors d’un litige. Enfin, la gestion des enregistrements permet de maintenir une bonne organisation lorsqu’il s’agit de gérer des clients, des projets ou d’y répondre. En conservant un système de collecte d'informations organisé, des données et des informations précieuses peuvent être récupérées en fonction des besoins spécifiques d'un client ou d'un projet.
Externalisation en option
De nombreuses entreprises souhaitent rester dédiées à leurs spécialités principales et ne veulent plus se préoccuper de la maintenance des systèmes de données. Dans de tels cas, il peut être très utile de faire appel à un partenaire ou à un fournisseur pour gérer et gérer les enregistrements de manière à ce que la société cliente puisse se concentrer uniquement sur son activité principale. L'administration se résume à payer pour un service qui assure que les informations stockées sont collectées et gérées au fur et à mesure que le client en a besoin pour prendre des décisions. De nombreuses grandes entreprises se sont orientées dans cette direction pour être plus efficaces, externalisant parfois uniquement des services de sauvegarde et d'autres confiant des systèmes de disques complets à des fournisseurs pour une meilleure gestion.
