La gestion des documents dans une entreprise inclut la classification, le stockage, la sécurisation et la conservation ou la destruction des documents. Les photographies, les courriels et les fichiers sont considérés comme des enregistrements. Les enregistrements sont classés en fonction de leur fonction. Par exemple, un fichier peut être classé "actif" et se trouver dans la série de rapports d'avancement. La série elle-même peut être classée comme historique ou fiscale.
Légal
La gestion des documents joue un rôle essentiel pour les organisations qui produisent de nombreux documents juridiques. Pour une société, il est important de conserver une bibliothèque de dossiers juridiques. Le processus juridique peut être rendu plus complexe si la gestion des enregistrements est ignorée. La documentation juridique doit être facilement accessible si la société est impliquée dans une affaire ou si une crise juridique survient.
Administratif
D'un point de vue administratif, un programme de gestion des enregistrements doit identifier, conserver et éliminer les enregistrements de manière logique et légale. Dans les systèmes scolaires, la tenue et le classement des enregistrements peuvent inclure des informations fournies par des instructeurs. Ce type d’information comprend du matériel dactylographié ou un traitement de texte. Sont également incluses les lettres qui ont été envoyées aux élèves et aux parents.
Recherche
Les études de marché, les plans stratégiques et les plans d’entreprise d’une entreprise sont des documents urgents. Leur utilisation dépend des projets ou des objectifs en cours de l'organisation. Si une société cherche à pénétrer un nouveau marché, elle peut s’appuyer sur des recherches primaires ou secondaires. Les deux types de documents de référence peuvent jouer un rôle important dans les efforts d'expansion d'une entreprise.
