Lorsqu'une enquête interne débouche sur une action disciplinaire ou judiciaire, vous devrez rédiger un rapport d'enquête pour appuyer votre cause. Présenter les conclusions de manière claire et factuelle peut constituer un compte rendu incontestable, tandis qu'un rapport mal rédigé risque d'affaiblir votre cas. Chaque propriétaire d'entreprise doit savoir quoi inclure dans un rapport d'enquête et quel format il doit prendre.
Les bases
Un rapport d'enquête sert à fournir des faits et parfois à faire des recommandations en fonction des faits et de la nature des allégations. La concision et l’objectivité sont aussi essentielles que la précision des informations pour établir la crédibilité. Un rapport de type plan formel écrit à la première personne ajoute également de la crédibilité. Pour les rapports volumineux, une table des matières et des pages numérotées peuvent faciliter la localisation d'informations spécifiques. L'inclusion d'une page de couverture, même pour un court rapport, est importante pour la confidentialité des informations.
Sections d'ouverture
La première section du rapport doit inclure des informations de base, telles que le nom de l’expéditeur et du destinataire, et une ligne de sujet identifiant l’objet de l’enquête. Dans la deuxième partie, identifiez le plaignant, décrivez l’allégation ou les allégations, précisez la date de début et la fin de l’enquête et identifiez les sources d’information et les preuves utilisées pour mener l’enquête ou compiler le rapport. Les listes à puces sont utiles pour faciliter la lecture des informations de cette section.
Faits et conclusions d'enquête
Présentez les constatations de fait dans une liste à puces, dans des paragraphes narratifs ou dans une combinaison des deux. Les résultats devraient décrire chaque étape de l’enquête par ordre chronologique et inclure les dates et les heures, dans la mesure du possible. Bien que vous puissiez incorporer des preuves à l’appui dans la section relative aux constatations, il est souvent préférable de référencer puis d’analyser des preuves à la fin du rapport, car elles n’interrompent pas le flux du rapport. Cela comprend les déclarations de témoins, les photographies, les courriels vidéo, les documents et les fichiers numérisés.
Conclusion
Terminez le rapport avec un ou plusieurs paragraphes narratifs dans lesquels vous résumez l’enquête et, le cas échéant, recommandez la marche à suivre. Un résumé doit inclure une déclaration des violations et fournir suffisamment d'informations pour que le lecteur comprenne ce qui a motivé l'enquête sans lire le rapport en entier. Les recommandations doivent être des étapes pouvant donner lieu à une action qui correspondent à la gravité de l'allégation, aux preuves présentées, aux implications juridiques et à votre code de conduite ou à une politique de comportement des employés.
