Qu'ils soient situés dans des résidences privées, des centres préscolaires ou des garderies, les responsables de services de garde ont l'obligation légale et éthique de protéger la confidentialité de leurs frais. La mise en place d'un système de protection de la confidentialité des informations personnelles, comportementales et de santé contribue à rassurer les parents. L’application de ce système peut éviter de nuire à la confiance du personnel, ce qui pourrait amener les parents à ne pas divulguer les informations qui affectent les soins de leur enfant.
Protocole d'information
Les familles fournissent les noms, adresses, dates de naissance et numéros de téléphone lorsqu’elles inscrivent leurs enfants dans un service de garde. L'application peut également inclure des informations sur la santé et l'emploi, ainsi que des numéros de sécurité sociale. Tous sont considérés comme des informations confidentielles que les établissements de garde d'enfants doivent protéger afin de protéger les enfants et les parents. Les circonstances familiales, telles que les problèmes financiers et les divorces en instance, susceptibles d'être révélées au cours d'une conversation, constituent également des informations confidentielles à partager entre les membres du personnel, au besoin.
Règlements applicables
La loi fédérale sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie, ou HIPAA, s’applique aux prestataires de services de garde d’enfants. Les réglementations en matière de confidentialité varient toutefois. Par exemple, la loi du Maine accorde aux enfants le droit à la confidentialité et impose aux structures de garde de préserver la confidentialité de tout enfant dont ils ont la garde ou qui l’a été auparavant. L'État de Washington a besoin d'installations pour conserver des dossiers confidentiels mais ne réglemente pas leur divulgation, contrairement aux exigences de la Californie en matière de licences. Selon le département américain de la Santé et des Services sociaux, tous les États désignent les prestataires de services de garde d'enfants en tant que déclarants obligatoires des cas de maltraitance ou de négligence présumés.
Politiques écrites
Les normes nationales de performance en matière de santé et de sécurité de 2011 recommandent que les établissements de garde d'enfants disposent d'une politique de confidentialité écrite. La loi peut même imposer aux structures de garde d'enfants d'informer les parents de leur politique de confidentialité. Une politique typique, donnée aux parents dans un manuel d'accueil, explique les types d'informations que l'établissement conserve dans un fichier sécurisé et promet que les informations confidentielles ne sont partagées qu'avec leur permission. Une politique de confidentialité pour les employés devrait également être créée et révisée lors de l'orientation des nouveaux employés et des évaluations de performance annuelles.
Préparez votre installation
Garder un fichier pour chaque enfant et stocker des fichiers sur tous les enfants confiés à la garde de l'établissement dans une zone séparée des salles d'activités limite l'accès aux informations confidentielles. Les dossiers peuvent être verrouillés à titre de précaution supplémentaire, mais au moins un membre du personnel présent doit toujours avoir une clé en cas d'urgence ou d'inspection. Les établissements peuvent protéger les informations confidentielles contenues dans les journaux de médicaments et les registres d'allergies en leur désignant un endroit sûr, hors de la vue des parents et des visiteurs. L'établissement doit s'assurer que ses fichiers de licence et d'inspection ne contiennent aucune information personnelle sur les employés ou les enfants.
Précautions supplémentaires
Le site Web d'un programme de garde d'enfants et les pages de médias sociaux ne doivent pas utiliser de vidéos ou de photos d'enfants sans la permission écrite des parents. Les sites ne doivent jamais révéler d'informations confidentielles sur le personnel, les enfants ou les familles. Toute personne faisant des commentaires dans des discussions en ligne révélant des informations privées doit être bloquée et ses messages supprimés. Les installations doivent également prendre des précautions pour effacer les données électroniques conservées sur des ordinateurs et les documents papier déchiquetés contenant des informations confidentielles lors de leur élimination.
