Adoptée en 1993, la loi sur les congés médicaux pour la famille protège les emplois de certains employés qui doivent prendre un congé non payé pour s'occuper d'un enfant nouveau-né ou adopté ou d'un membre de la famille gravement malade. La FMLA protège également les emplois des employés gravement malades ou blessés et doit s'absenter pour se rétablir. La nature médicale de la plupart des demandes FMLA soulève des problèmes de confidentialité et de confidentialité que les employeurs doivent garder à l'esprit.
Communication d'informations médicales
Certaines informations médicales ne peuvent pas être gardées complètement confidentielles. Pour qu'un congé FMLA soit approuvé, par exemple, l'employeur doit examiner la recommandation d'un médecin en fonction d'un problème de santé grave. Le ministère du Travail recommande d'utiliser un formulaire standard pour les recommandations des médecins pour la FMLA. Le formulaire permet au médecin de fournir des détails sur l’état pathologique, y compris la durée du congé requis. Le formulaire est disponible en ligne sur le site Web du ministère du Travail.
Accès aux informations médicales
L'accès aux dossiers médicaux est régi par la Loi sur l'information sur la santé et la responsabilité. La loi réglemente de manière stricte qui a accès aux informations médicales à partir desquelles l'identité de l'individu peut être déterminée. HIPAA est équilibré afin de fournir des informations aux travailleurs de la santé afin de leur permettre de faire leur travail et dans d'autres circonstances, telles que les demandes FMLA. Cependant, la loi exige que l'accès aux dossiers médicaux soit sévèrement limité. En tant qu'employeur assujetti à la loi FMLA, vous devez limiter l'accès à ces dossiers médicaux aux seuls employés désignés, qui doivent absolument y avoir accès pour des raisons professionnelles légitimes.
Stockage des informations médicales
En tant qu'employeur, vous devez protéger les informations médicales des employés de ceux qui ne sont pas désignés pour y accéder. Tous les dossiers médicaux doivent être conservés séparément des dossiers du personnel. Les dossiers médicaux liés aux demandes FMLA doivent être conservés dans des classeurs verrouillés auxquels seuls les employés désignés ont accès. Lors de la télécopie et de la photocopie des informations médicales des employés, des protocoles doivent être établis et strictement suivis pour garantir la confidentialité des employés. Par exemple, si un formulaire de données médicales est laissé accidentellement dans une photocopieuse puis visualisé par des personnes non autorisées, c'est votre entreprise qui est responsable de la violation de la vie privée, et non l'employé égaré.
Préoccupations de l'employeur
Souvent, dans les situations FMLA, les employeurs doivent avoir accès à certains dossiers médicaux de leurs employés. HIPAA prévoit que les employés doivent autoriser par écrit les employeurs à consulter uniquement les dossiers relatifs à la condition pour laquelle un congé FMLA est demandé, sans donner une autorisation générale pour accéder à tous les dossiers médicaux. Les employeurs peuvent demander un deuxième avis sur la base de la recommandation du médecin concernant la FMLA. Ils peuvent également contacter le médecin directement pour discuter de l'affection. De telles discussions doivent également être autorisées par l'employé. Les employés à la recherche de FMLA doivent fournir une documentation adéquate et par conséquent, accorderont très probablement ces autorisations.
