Lorsque les camionneurs sont sur la route, souvent loin de chez eux et de leur base d’opérations, ils doivent souvent se procurer des fournitures essentielles telles que le carburant et payer des frais gouvernementaux, tels que des frais d’échelle. De plus, les urgences se produisent avec une certaine régularité. Lorsque cela se produit sur la route, les camionneurs ont besoin d’un mode de paiement efficace et fiable pour les biens, les services et les frais. De plus, ce mode de paiement doit être lié au transporteur ou à l’entreprise de camionnage, et non aux fonds propres du chauffeur du camion, ces dépenses étant engagées dans le cours normal des activités de l’entreprise de camionnage. Une méthode courante utilisée par les chauffeurs de camion pour gérer ces dépenses consiste à effectuer un contrôle EFS.
Qu'est-ce qu'un chèque EFS?
EFS est une abréviation couramment utilisée pour une entreprise appelée Electronic Funds Source, LLC. Cette société, entre autres fonctions, fournit un service permettant aux entreprises de camionnage et aux courtiers en transport de fournir un mécanisme permettant à leurs chauffeurs de payer le nécessaire pendant leurs déplacements en leur envoyant des chèques EFS.
Un chèque EFS est un brouillon, d'aspect et d'apparence similaire à un chèque personnel. Ce bout de papier est préimprimé avec des étiquettes et des blancs pour divers domaines, y compris la date, la société ou la personne à qui le paiement est effectué et le montant.
Le brouillon comprend également des champs pour trois numéros d'identification de suivi: le numéro de l'émetteur, le numéro de transaction et le numéro d'autorisation. Avant de faire un achat, le chauffeur doit contacter l’entreprise de camionnage pour préciser le montant de la transaction pour l’achat en question. La compagnie de camionnage, à son tour, donne au conducteur son numéro d’émetteur et un numéro de transaction. Le numéro d'autorisation provient de EFS et est généralement obtenu par le commerçant ou le vendeur (ou l'agence, dans le cas d'une commission).
Qu'est-ce qu'un chèque TCH?
Dans le passé, les contrôles TCH fonctionnaient à peu près de la même manière, permettant des transferts rapides de fonds en cas d’urgence ou pour d’autres besoins sur la route. Les chèques TCH ont fonctionné de la même manière que les chèques personnels ou commerciaux et ont transféré des fonds directement du compte du transporteur. Ils ont été largement acceptés aux États-Unis, ce qui en fait une méthode populaire pour couvrir les besoins essentiels et les urgences des chauffeurs routiers. En 2011, le Transportation Clearinghouse (TCH) a fusionné avec EFS. Le terme contrôle EFS est désormais utilisé.
L'utilisation des chèques EFS
Les achats de carburant représentent une part importante des dépenses des entreprises de camionnage. De plus, étant donné la volatilité des prix du carburant, il est plus difficile pour ces entreprises de budgétiser et de contrôler leurs dépenses. Certaines des plus grandes entreprises du secteur du camionnage vont entretenir une relation à long terme avec les fournisseurs de carburant, mais cette approche ne permet que le contrôle des coûts. En règle générale, l'entreprise de camionnage est verrouillée à un prix pouvant être supérieur à la moyenne actuelle, en fonction de la période de l'année. Et dans de nombreux cas, un contrat avec un fournisseur de carburant ne fera aucun bien à un camionneur qui a besoin de carburant au milieu de la nuit, sans emplacement disponible pour cette compagnie de carburant en particulier.
Cela signifie que les cartes émises par les sociétés pétrolières ne fonctionnent pas comme un mécanisme de paiement exclusif à long terme pour la plupart des chauffeurs de camion. Par conséquent, de nombreuses entreprises utilisent les chèques EFS pour permettre à leurs chauffeurs de faire les achats nécessaires sur la route. En règle générale, la société émettra des chèques EFS vierges au chauffeur du camion. Alternativement, le chauffeur du camion peut les obtenir dans diverses entreprises telles que des relais routiers, des garages de réparation et même certains magasins de marchandises diverses. Enfin, les chauffeurs routiers peuvent appeler le service clientèle EFS pour trouver les entreprises à proximité qui peuvent leur fournir les chèques.
Avantages des chèques EFS
Pour les chauffeurs de camion, les chèques EFS constituent un moyen pratique d’acheter les biens et services essentiels, ainsi que de payer les frais obligatoires pendant le travail. Pour les entreprises de camionnage qui emploient les chauffeurs, le contrôle EFS est un moyen efficace de suivre et de gérer les dépenses de chauffeur. Étant donné que chaque achat doit être comptabilisé avec les numéros de transaction et les numéros d'autorisation, la société peut garder un œil sur le montant dépensé et à quelles fins. Pour les entreprises liées au transport, telles que les relais routiers, les entreprises de remorquage et les stations-service, accepter les contrôles EFS signifie un service clientèle de qualité pour une grande partie de leur clientèle. Cependant, certains fournisseurs ont déjà été la cible d'escroqueries mettant en cause des produits EFS et peuvent donc faire preuve de beaucoup de prudence lorsqu'ils acceptent des chèques EFS sans mesures de protection adéquates.
