La responsabilité de l'employeur en matière de sécurité sur le lieu de travail va au-delà de la formation des employés sur les habitudes de travail sécuritaires, de la fourniture d'équipement de protection individuelle et du respect des procédures établies dans les normes OSHA. La loi de 1970 sur la sécurité et la santé au travail oblige également les employeurs à suivre les blessures et les maladies survenues au travail et donne à l'administration de la sécurité et de la santé au travail le pouvoir de définir les paramètres d'enregistrement. Bien que l'OSHA exempte certaines entreprises de l'obligation d'enregistrement, elle s'attend à ce que chaque employeur du secteur privé rapporte les décès, les blessures entraînant une hospitalisation, les pertes oculaires et les amputations dans un délai déterminé.
Déterminer ce qui est lié au travail
Lorsqu'un employé souffre d'une blessure ou d'une maladie, l'employeur doit déterminer si celle-ci est liée au travail. Si c'est le cas, OSHA le considère comme un événement enregistrable OSHA qui doit être enregistré. Toutes les blessures des employés ne méritent pas d'être enregistrées: une employée du commerce de détail qui se blesse après être retournée au magasin après son quart de travail ne souffre pas d'une blessure liée au travail au sens de l'OSHA.Les télétravailleurs blessés alors qu'ils travaillaient chez eux peuvent avoir une blessure enregistrée si, selon OSHA, "la blessure ou la maladie est directement liée au travail effectué plutôt qu'au contexte ou au cadre général de la maison". Trébucher sur l'animal de la famille, par exemple, ne répond pas à cette définition, mais casser un doigt dans un tiroir du classeur ne le fait pas. Pour les employés en voyage d’affaires, l’OSHA considère les hôtels comme des «maisons loin de chez eux» et en exempte les heures de repos.
Si un employé aggrave une condition préexistante en raison de son exposition à un danger au travail, sa blessure est un événement lié au travail qui doit être consigné lorsque l’un de ces cas s’applique:
- Perte de conscience qui n'avait pas été subie auparavant.
- Un traitement médical nouveau ou différent est nécessaire.
- Des congés ou des heures de travail réduites sont nécessaires.
- Mort.
Critères d'enregistrement OSHA
Après avoir déterminé qu’un événement est lié au travail, les employeurs comparent ensuite les circonstances qui l’entourent aux critères OSHA énoncés dans ses normes 1904.7 à 1904.12 pour confirmer le besoin de l’enregistrer sur OSHA Log 300.
OSHA utilise quatre critères de base pour qualifier une blessure ou une maladie liée au travail qui doit être enregistrée:
- Cause la mort.
- Provoque une absence du travail, une restriction d'activité sur le poste ou le transfert de l'employé à un autre poste.
- Nécessite plus que des premiers soins.
- Provoque une perte de conscience.
Si un professionnel de la santé agréé déclare que la maladie ou la blessure liée au travail d'un employé est «significative», l'OSHA demande aux employeurs de l'enregistrer dans le journal 300 même si aucun des quatre critères de base n'est présent. Ils doivent également signaler les piqûres liées au travail causées par des objets tranchants ou des aiguilles contaminées par du sang, des tympans perforés et des maladies telles que la tuberculose et le cancer.
Enfin, les employeurs doivent utiliser la définition des premiers secours fournie par l'OSHA pour conclure que tout traitement médical nécessaire permet de déclarer une lésion liée au travail.
Exigences de rapport OSHA
Certains événements liés à la sécurité au travail obligent également les employeurs à appeler l'OSHA au bout d'un certain nombre d'heures: les décès, les blessures graves entraînant une hospitalisation, les amputations et les pertes oculaires sont tous considérés comme des blessures à déclarer par OSHA. Là encore, les définitions OSHA entrent en jeu, l’organisme ne considérant pas l’admission à l’hôpital pour des tests ou une observation comme une hospitalisation. Les amputations comprennent des parties du corps partiellement coupées et le bout des doigts que les médecins réattachent. Bien que la perte de la vue puisse être une blessure qui doit être enregistrée, ce n’est pas une blessure qui doit être signalée; seule la perte de l’œil, définie par l’OSHA comme étant l’élimination du globe oculaire, doit être rapportée.
Une bonne communication permet à un employeur de se conformer au mandat de tenue de registres et de rapports de l'OSHA. Le compte à rebours commence à se mettre en marche dès qu'un employeur apprend que son employé a l'un des quatre événements à signaler. OSHA souhaite un appel dans les huit heures suivant un décès survenant au plus tard 30 jours après une lésion professionnelle. L'agence ne donne aux employeurs que 24 heures pour signaler une perte de vision, une hospitalisation ou une amputation à la suite d'un accident du travail.
Les employeurs peuvent appeler l'OSHA au 800-321-OSHA ou au bureau régional de l'OSHA le plus proche, sauf s'ils exercent leurs activités dans un État ou un territoire américain qui gère sa propre agence OSHA. En plus de désigner le nom et le numéro de la personne à contacter, les employeurs déclarants doivent indiquer à l'OSHA le type d'incident et fournir une brève description incluant l'heure, le lieu et le nombre d'employés impliqués.
