Les formulaires de collecte de fonds peuvent vous aider à organiser et à rationaliser les activités de collecte de fonds et à garantir que l’organisation que vous soutenez fonctionne de manière professionnelle. Les formulaires peuvent également être utilisés comme supports marketing et sensibiliser votre cause.
Éléments indispensables
Tous les formulaires de collecte de fonds devraient inclure le nom de l'organisation et les coordonnées, telles que l'adresse postale, le site Web, le contact électronique et le numéro de téléphone. Les formulaires doivent porter le logo de l'organisation ou contenir une brève description des services fournis. Si des formulaires sont créés pour une organisation à but non lucratif, telle qu'un 501 (c) 3, cela doit être noté. Les formulaires peuvent être créés à l'aide d'un programme de publication assistée par ordinateur ou en faisant appel à une imprimerie pour les concevoir et les imprimer. Prenez en compte le temps, les talents, le budget et le volume lorsque vous choisissez l'approche la mieux adaptée à votre organisation.
Formulaires de commande
Les formulaires de commande sont fréquemment utilisés lors des collectes de fonds lorsque des organisations - telles que des écoles, des clubs et des organisations de jeunesse - vendent des aliments ou d’autres articles dans le but de collecter des fonds pour soutenir leur mission ou leurs activités. Le formulaire doit comporter des lignes pour le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de chaque acheteur, ainsi que des cases à cocher indiquant le nombre d’articles achetés par une personne, le coût par article et le montant total des frais à évaluer. Les en-têtes de photo peuvent aider les acheteurs lorsque vous utilisez ce type de document.
Accords de parrainage
Les formulaires d’accord de parrainage peuvent être remplis sous forme de lettre ou de contrat. Ces formulaires doivent spécifier ce que le sponsor paye, comment les fonds seront utilisés et comment l’organisme de collecte de fonds reconnaîtra le don. Par exemple, un formulaire de parrainage peut décrire le restaurant ABC qui offre un don de 800 $ pour les uniformes de baseball pour les jeunes et, en retour, le nom du restaurant sera imprimé au dos des chandails. Ce formulaire doit comporter une ligne à signer par les responsables de chaque organisation.
Lettres de dons
Les lettres de formulaire de dons sont utilisées dans les demandes de collecte de fonds en masse, telles que les campagnes de publipostage. Les lettres doivent présenter l'organisation, décrire la nécessité d'être financées et faire une demande ou une demande de contribution spécifique. Par exemple, «Nous demandons un don de 150 dollars pour couvrir les coûts d’envoi d’une douzaine d’adolescents défavorisés à un programme de camps de jour le 1 er juin.» La lettre devrait inclure des instructions pour l’envoi de dons, tels que des chèques ou des contributions en ligne. Les lettres types peuvent être personnalisées, si nécessaire, en créant un modèle électronique de base et en laissant de la place pour une introduction personnalisée.
Lettres de remerciement
Des lettres-type de collecte de fonds remercient les donateurs que leur soutien est apprécié et sollicitent potentiellement des dons et des contributions futurs. Comme les lettres de demande de don, ces formulaires peuvent être génériques ou personnalisés. Chaque lettre doit remercier le donateur pour sa contribution et noter le résultat de la collecte de fonds. Si vous collectez des fonds pour le compte d’une organisation à but non lucratif, notez la date et le montant du don afin que le destinataire puisse l’utiliser à des fins de déclaration fiscale.
