L’IRS exige que les particuliers et les entreprises documentent et déclarent leurs paiements à d’autres particuliers et entreprises tout au long de l’année fiscale sur le formulaire IRS 1099. Le formulaire 1099 permet à l’IRS de suivre le revenu imposable qui échange des mains entre des particuliers et des entreprises ne se trouvant pas dans une relation employeur-employé. Le droit américain impose aux payeurs de se conformer à des exigences spécifiques lors de la distribution de 1099 chaque année.
Formes
Les payeurs doivent obtenir un formulaire IRS W-9 auprès de chaque bénéficiaire à qui ils paient de l'argent tout au long de l'année d'imposition. À la fin de l'année d'imposition, les payeurs doivent remplir le formulaire 1099 et l'envoyer à la fois au bénéficiaire et à l'IRS. L'IRS propose une série de formulaires 1099 conçus pour la déclaration de types de paiements spécifiques, dont 1099-INT pour le calcul des intérêts créditeurs, 1099-DIV pour les dividendes, 1099-C pour l'annulation de la dette, SSA-1099 pour les prestations de sécurité sociale, 1099-MISC pour revenus divers, et une foule d'autres formes pour divers types de paiements. De plus, les payeurs doivent imprimer et envoyer les 1099 sur un formulaire rouge scannable, approuvé par l’IRS, pouvant être obtenu par l’intermédiaire du bureau du CPA. Les bénéficiaires peuvent également commander les formulaires à l'adresse IRS.gov ou en appelant le 1-800-829-3676.
Plage de temps
Les payeurs n'ont que jusqu'au 31 janvier de chaque année pour envoyer 1099 courriers aux destinataires. Les payeurs doivent également déposer une copie de tous les 1099 auprès de l'IRS dans le délai imparti, sous réserve de modification d'année en année. Par exemple, les payeurs doivent produire l'année d'imposition 2011 1099 avec l'IRS au plus tard le 2 avril 2012 s'ils transmettent leur déclaration par voie électronique. Les payeurs qui souhaitent faire une déclaration sur papier doivent le faire avant le 28 février 2012. L'IRS propose toutefois des extensions de 30 jours pour les payeurs qui remplissent le formulaire 8809 avant la date d'échéance.
Seuil
Les payeurs ne sont pas tenus de déposer ou d'envoyer 1099 pour tous les paiements sortants liés aux entreprises. Par exemple, la plupart des paiements, tels que les travaux exécutés par un entrepreneur indépendant, doivent dépasser le seuil de 600 USD pour l'année d'imposition pour qu'un 1099 soit exigé. Cependant, l'IRS crée une exception pour les redevances, les bénéficiaires devant déposer et envoyer un 1099 pour seulement. Paiements annuels de 10 $ ou plus.
Considérations
En 2010, le Congrès a adopté une loi exigeant des propriétaires d'immeubles locatifs qu'ils déposent et envoient 1099 pièces aux prestataires de services et aux entrepreneurs moyennant des paiements de 600 USD ou plus pour des services liés à la gestion et à l'entretien des immeubles locatifs. Cependant, à peine un an plus tard, le Congrès abroge la loi, qui rétablit à son tour les anciennes lois qui n'exigeaient pas que les propriétaires d'immeubles locatifs déposent 1099.
Attention
Les bénéficiaires qui ne respectent pas la date limite de dépôt et d’envoi de 1099 encouriront une pénalité de retard de 30 $, 60 $ ou 100 $ par formulaire en retard. Le montant de la pénalité dépend de l'ampleur des retards. Toutefois, le fait de ne pas envoyer les 1099 dans son ensemble pourrait entraîner des amendes de plusieurs milliers de dollars. L'IRS facture également 50 $ pour avoir omis d'envoyer 1099 sur le papier numérisable correct.
