Un plan d’urgence est un changement proposé dans l’orientation stratégique d’une entreprise en réponse à des événements imprévus qui entraînent une variation significative des résultats financiers par rapport aux prévisions ou aux attentes. Les propriétaires d’entreprise préparent des plans d’urgence parce qu’ils reconnaissent qu’il est difficile de prédire avec précision l’avenir. Faire face à l’incertitude fait partie de la description de travail de chaque propriétaire d’entreprise.
Pourquoi des plans d'urgence sont-ils nécessaires?
Lors de la planification, les entreprises prennent des décisions difficiles concernant la répartition de leurs ressources, notamment en capital, en personnel et en capacité de production. Ces décisions reposent sur des hypothèses concernant l'environnement commercial auquel l'entreprise sera confrontée au cours de la prochaine année et au-delà. Plusieurs fois, cet environnement change après la mise en œuvre des plans. Les concurrents déploient leurs propres stratégies pour gagner une plus grande part de marché. L'économie générale peut monter ou descendre - parfois soudainement et sans avertissement. Le plan stratégique d’une entreprise finit par être désynchronisé avec l’environnement et des modifications doivent être apportées.
Lorsque la planification d'urgence est effectuée
De nombreuses entreprises préparent des plans d'urgence au cours de leur planification annuelle lorsqu'elles fixent l'orientation stratégique pour l'année à venir et à long terme. Cependant, certains gestionnaires s’efforcent d’intégrer la planification des mesures d’urgence à leur prise de décision tout au long de l’année, reconnaissant qu’elle constituait un outil utile pour traiter les grands et les petits problèmes. Un problème moins important serait celui d’un concurrent qui convaincrait un dirigeant clé de quitter l’entreprise pour travailler pour lui. Si le propriétaire de l'entreprise avait déjà formé ou au moins choisi un remplaçant, le changement entraînerait une perturbation minimale des performances du service.
Processus créatif
La planification d'urgence nécessite une réflexion stratégique créative - être capable d'imaginer quels événements pourraient se produire pour pousser la société à sortir de la trajectoire financière prévue. La planification des mesures d'urgence s'appelle également l'élaboration de scénarios hypothétiques. Lors de réunions, les responsables se demandent comment l'entreprise réagirait si un événement donné se produisait. Ces réunions doivent être ouvertes et libres, permettant à toutes les idées de s'exprimer sans critique.
Pas toujours négatif
La planification des mesures d'urgence ne doit pas être considérée comme quelque chose qui a pour seul but de remédier aux événements négatifs. C'est aussi un outil de planification pour tirer parti des opportunités qui pourraient émerger au cours de l'année. Un exemple serait d'avoir des sources de capital en place pouvant être utilisées pour acquérir un concurrent dont les propriétaires ont annoncé de manière inattendue qu'ils seraient disposés à vendre.
Avantages
La planification d’urgence renforce les capacités de réflexion stratégique des gestionnaires. Ils deviennent plus conscients de l’environnement en constante évolution dans lequel la société évolue et de la manière dont il peut influer sur son succès. La mise en place de plans d'urgence permet de réagir plus rapidement aux événements imprévus et d'atténuer les dommages causés aux revenus et aux bénéfices. Un magasin de vente au détail peut être perturbé par des travaux de réfection de la rue qui empêchent les clients de se garer et de passer par l’entrée principale. Le magasin doit disposer d'un plan d'urgence pour réorganiser rapidement l'entrée arrière afin que les clients puissent entrer de cette façon, y compris une signalisation pour avertir les clients du changement.
