La plupart des organisations auxquelles vous vendez vos produits ou services vous attribueront un numéro de fournisseur unique. Par exemple, si Macy's vend votre ligne de mode, la société vous enregistre dans sa base de données de fournisseurs et vous attribue un numéro de fournisseur. Si vous souhaitez obtenir un numéro de fournisseur pour une entreprise, une organisation à but non lucratif ou une opération gouvernementale en particulier, vous devez savoir quelques points.
Lorsque vous entrez dans la base de données de vos fournisseurs, la plupart des entreprises ont besoin du numéro d'identification d'employeur attribué à l'IRS, parfois appelé numéro d'identification fiscale fédérale. Si vous êtes une entreprise individuelle, votre numéro de sécurité sociale devrait suffire. Cependant, en plus d'être le numéro d'identification le plus communément accepté pour obtenir un numéro de fournisseur, le numéro EIN vous aide également à vous protéger contre le vol d'identité. L'IRS offre un service en ligne où vous pouvez demander un EIN et le faire délivrer immédiatement (voir Ressources).
Les entreprises avec lesquelles vous faites affaire vous attribueront un numéro de fournisseur correspondant souvent à votre numéro EIN, avec quelques chiffres supplémentaires. Utilisez ce numéro sur toutes les factures ou toute autre correspondance que vous envoyez à cette entreprise ou à cet organisme gouvernemental.
Si vous souhaitez faire affaire avec des gouvernements d'État ou des administrations locales ou des agences du gouvernement fédéral, renseignez-vous sur la procédure d'enregistrement de leurs fournisseurs. Fréquemment, vous devez saisir vous-même des données dans leurs bases de données en ligne, et vous pourrez alors uniquement soumissionner pour leurs contrats.
Ne présumez pas que si vous avez un numéro de fournisseur auprès d'un organisme gouvernemental, il en sera de même pour les autres secteurs du même gouvernement. De même, un numéro de fournisseur auprès d'une succursale de grand magasin ou d'une franchise de restauration rapide convient généralement uniquement pour cet emplacement. Vous devez donc obtenir un numéro de vendeur distinct pour chaque franchise ou succursale avec laquelle vous faites affaire. Certains gouvernements d'États ont renforcé ce processus en mettant en place des bases de données de fournisseurs à l'échelle de l'État.
