La gestion des contrats est l'administration d'un accord juridiquement contraignant entre deux ou plusieurs parties. Le responsable des contrats élabore le document contractuel à partir d'une demande d'offre écrite, des réponses des fournisseurs et des négociations avec les soumissionnaires. Après la signature du contrat, le responsable du contrat doit s’assurer du respect de ce qui est écrit dans le contrat. Un contrat clair, complet et exécutoire est essentiel pour résoudre avec succès tous les problèmes survenant au cours de l'exécution du contrat, y compris les problèmes de gestion des contrats courants abordés dans le présent article.
Le travail n'est pas ce qui est attendu
Le meilleur moyen d'éviter que le travail ne corresponde à vos attentes est de définir clairement vos attentes dans votre contrat. Les besoins opérationnels sont généralement documentés dans un énoncé de travail. Impliquez des personnes à tous les niveaux de l'entreprise dans l'établissement des exigences et la rédaction de l'énoncé des travaux, y compris les utilisateurs finaux. Ne pas utiliser le jargon. Définissez tous les termes commerciaux et les acronymes.
Le budget ou le calendrier est dépassé
Dans votre contrat, définissez clairement la portée du projet. Assurez-vous que le budget et le calendrier négociés sont réalistes. Établissez une méthode permettant de suivre le budget et le calendrier afin de vous assurer que vous atteignez votre objectif. De cette manière, vous pouvez surveiller le budget et le calendrier en permanence tout au long du projet.
Manque de ressources avec les bonnes compétences
Il est essentiel de nommer une équipe de projet des deux côtés du contrat, habilitée à effectuer le travail. Un plan d'organisation devrait être inclus dans les exigences du contrat. Dans le contrat, définissez les titres, s’ils ne sont pas des individus, sur lesquels travailler, et indiquez les compétences ou certifications requises. Le plan d'organisation développera ce sujet, y compris un organigramme de tous les membres de l'équipe de projet.
Statut du projet est inconnu
Indiquez dans le contrat qu'un plan de communication sera mis en place. Ce plan doit inclure les informations nécessaires sur les mises à jour de statut et les réunions de routine, ainsi que sur les modalités de communication avec les autres entités de l'organisation, en particulier les personnes travaillant sur des projets dépendants.
Changement se produit
Structurer le contrat pour que les risques soient identifiés et revus chaque semaine par l'équipe est le meilleur moyen de se préparer au changement. Le contrat devrait inclure des exigences pour évaluer les risques et identifier des solutions pour les atténuer. En outre, un processus formel de contrôle des modifications doit être inclus dans votre contrat.
Le paiement est contesté
Définissez les méthodes et processus de votre contrat pour récompenser / pénaliser en fonction du respect du contrat. Définir des méthodes pour mesurer les progrès. Définir des critères d'acceptation exacts. Cette clarté du contrat garantira que les deux parties comprennent ce qui est attendu pour l'acceptation et le paiement.
