Écrire une lettre officielle à un conseil d'administration peut être un processus intimidant. C’est votre chance de faire entendre vos pensées par les responsables. Il est donc important de suivre le processus formel. Mais il n’est pas judicieux d’obtenir un formatage correct si le contenu manque ou si la lettre contient des erreurs grammaticales.
Avant de commencer la lettre à un conseil
En correspondance avec le conseil d'administration, sachez ce que vous voulez dire. Quelle est votre motivation? Que veux tu accomplir? Une lettre de plainte a besoin d'un tact complètement différent d'une lettre demandant par exemple un financement pour un projet.
Prenez le temps de prendre des notes. Notez ce que vous devez dire et pourquoi cela compte pour vous. Ces derniers ne figureront peut-être pas dans la lettre, mais ils vous aideront peut-être à rester concentrés et triés. Y a-t-il une documentation à laquelle vous devez vous référer, des preuves ou des statistiques que vous souhaitez partager? Préparez-les et notez pourquoi ils sont pertinents.
Rédaction de la lettre
Tout d'abord, organisez vos notes. Quel est le point le plus important par rapport à pourquoi vous écrivez? Quels éléments soutiennent ce point? Place-les en ordre. Ceci est essentiellement votre plan, alors vous êtes prêt à partir.
Beaucoup de gens ont du mal à commencer une lettre, pensant qu'ils doivent être spirituels dès le départ, mais être clair est plus important. Dites tout ce que vous devez dire, puis améliorez-le et resserrez-le lors de l'édition. Pour commencer, adressez-vous à «Cher président Smith et aux membres du conseil d’administration», puis commencez par «Je vous écris à…», puis citez votre raison principale d’écrire.
Suivez votre introduction avec le principal argument et écrivez quelques paragraphes concis qui incluent tous les problèmes que vous avez notés précédemment.
N'oubliez pas que c'est une affaire et que ces personnes ont beaucoup de pain sur la planche. Ne pas être fleuri ou chiant ou long. Allez droit au but, soyez poli et approuvez respectueusement.
L'importance de l'édition
En réalité, écrire un conseil d’administration n’est pas très différent de l’écriture d’une lettre commerciale formelle, sauf qu’elle s'adresse à un groupe de personnes et qu’elle peut en contenir plus, selon la raison pour laquelle vous écrivez.
La plupart des gens insistent trop sur l'écriture, alors que la partie la plus importante est vraiment l'édition. Faites toujours une pause après avoir écrit quelque chose, afin que votre tête s'éclaircisse et que vous reveniez avec des yeux neufs.
Prenez au moins trois passes de montage. Rechercher des fautes de grammaire, des mots inutiles et un ton trop décontracté. Les gens croient souvent qu'être concis est grossier, mais écrire de manière concise est une notion forte et pertinente, deux qualités qui jouent bien dans la correspondance commerciale.
Soyez tout de même respectueux et un peu déférent, mais ne vous précipitez pas et ne posez rien sur une épaisseur excessive.
Connais ton but
Comme mentionné, il est important de savoir pourquoi vous écrivez. Il est possible que les trois lettres les plus courantes que vous ayez à écrire soient de demander quelque chose, de démissionner ou d’accepter une opportunité.
Démissionnaire: Lorsque vous quittez une entreprise, un projet ou même le conseil d’administration, dites que vous êtes reconnaissant d’avoir eu la possibilité de le faire. Expliquez, de préférence en une phrase, pourquoi vous démissionnez - pour des raisons personnelles, afin d'explorer une nouvelle opportunité, parce que vous aspirez à un changement - sans partager les détails. Soyez concis et professionnel. Si vous le pouvez, proposez d'être disponible si nécessaire dans le futur.
Acceptant: Cela peut être un paragraphe simple suivi d'une déclaration de gratitude. Dites que vous êtes fier d’accepter cette opportunité, vous avez hâte de contribuer et vous êtes reconnaissant pour la confiance du conseil d’administration. Ne vous attardez pas sur des projets ou des intentions; c’est ce que sont les contrats.
Demandant: Tout de suite, dites ce que vous demandez. Expliquer pourquoi. Si vous avez des preuves à l'appui de la raison pour laquelle la demande est valide, documentez-la brièvement. Évitez les promesses de performance ou de résultat, car celles-ci ne doivent être énoncées que dans un contrat ou un calendrier de projet, dans lequel vous avez la capacité de négocier. Remerciez-les et offrez-leur d'être disponibles s'ils ont des questions ou ont besoin d'éclaircissements.
