Écrire une lettre officielle à un conseil - qu'il s'agisse d'un conseil scolaire ou d'une entreprise internationale - peut sembler une tâche ardue à première vue. Le décomposer en petites étapes faciles à gérer rend toutefois le processus beaucoup plus facile que prévu. Une lettre officielle à un conseil respecte toutes les règles d'une lettre commerciale. Il est important que votre lettre soit brève et précise. Une lettre officielle ne devrait pas faire plus d’une page. Si votre lettre dépasse cette limite, continuez à la modifier jusqu’à ce que vous ayez bien résumé les faits.
Notez une liste de choses que vous allez inclure dans votre lettre au conseil. Si, par exemple, vous écrivez au tableau pour demander de l'argent pour un voyage en classe, indiquez quels étudiants seront impliqués et où et quand cela aura lieu.
Le format d’une lettre officielle est le suivant: adresse de retour, date, adresse interne, salutation, corps de la lettre et clôture. Les marges d'un pouce doivent rester sur les quatre côtés de la page.
Utilisez le format de bloc et commencez tout le texte sur le côté gauche de la page. Plutôt que d'indenter, laissez une ligne vierge entre chaque partie de la lettre au tableau.
Si possible, écrivez sur du papier à en-tête. Si, toutefois, vous n'avez pas d'en-tête, tapez votre adresse dans le coin supérieur gauche. Entrez une ligne vide puis tapez la date.
Entrez l'adresse intérieure du tableau, la même adresse que celle qui apparaît sur l'enveloppe, car elle sépare les lettres commerciales des lettres amicales. Sans adresse intérieure, les gens risquent de ne pas savoir à qui la lettre est destinée.
Tapez la salutation. Dans ce cas, il s'agirait de «Monsieur le président Jones et des membres du conseil d'administration de World Craft». Une autre possibilité est "Chers membres du World Craft Board",
Allez droit au but. Ne vous souciez pas de souhaiter une bonne journée aux gens ou de vous renseigner sur leur santé. «J'écris au conseil pour» indique que vous voulez dire affaires.
Maintenez un ton formel de type commercial dans votre lettre au conseil. Éloignez-vous des problèmes personnels et tenez-vous en aux faits.
Gardez vos paragraphes et phrases courts et souvenez-vous de commencer un nouveau paragraphe lorsque vous modifiez des idées dans votre lettre au conseil. Évitez les phrases verbeuses et n’utilisez pas un gros mot, mais plutôt un petit.
Fermez votre lettre au tableau avec «Sincèrement» et notez qu’elle est suivie d’une virgule. Une autre clôture officielle acceptable est «Cordialement».
Laissez trois ou quatre lignes pour votre signature, puis tapez votre nom. Si vous copiez la lettre à quelqu'un d'autre, ajoutez «Cc» et indiquez leur nom.
Laissez votre lettre au conseil d'administration reposer pendant 24 heures, puis corrigez les fautes de grammaire et de frappe. Lisez votre lettre à voix haute et évaluez-la pour le ton formel et le contenu. Modifier en conséquence.
