Écrire une lettre officielle est intimidant. Ecrire une lettre officielle à votre patron peut vous faire peur. Qu'il s'agisse de demander un congé ou de présenter votre démission, c'est une bonne compétence à apprendre lorsque vous entrez dans le monde du travail. Garder un modèle à l'esprit vous aidera grandement en cours de route.
Pensez à votre intention
Quel est votre objectif ici? Que voulez-vous que votre résultat final soit? Etre clair avec vous-même, non seulement ce que vous voulez dire, mais pourquoi vous devez le dire, cela aide lorsque vous écrivez à votre patron. Il est important d’être honnête sur ce que vous voulez transmettre.
Vos coordonnées
Dans le coin supérieur droit, vous devez placer toutes vos informations de contact. Cela devrait ressembler à ceci:
- prénom
- Adresse de la société.
- Votre ligne téléphonique directe.
- Adresse électronique.
Cela rend très clair qui vous êtes et qui est votre superviseur direct ou votre équipe.
Coordonnées de votre patron
Directement en face de vos informations de contact, placez les informations de contact de votre supérieur dans le même format que ci-dessus, comme suit:
- prénom
- Adresse de la société.
- Sa ligne téléphonique directe.
- Adresse électronique.
Date de la lettre
Une ligne sous les informations de contact, datez la lettre. Il devrait être daté du jour où vous souhaitez le laisser à votre patron, et non du jour où vous avez commencé à écrire votre lettre. Cela permet également de disposer d’un délai de réponse.
Ouvrir avec un voeux
Immédiatement au-dessous de la date, placez le message d'accueil, “Cher M./Mme/Dr. nom du patron suivi d’une virgule. Ecrivez exactement comment votre patron préfère être traité.
Premier paragraphe
Commencez par résumer qui vous êtes. Que votre entreprise soit grande ou petite, vous identifier est le moyen approprié de le faire. Le titre de votre poste, votre département exact et votre ancienneté dans l'entreprise. C’est également à cet endroit que vous souhaitez indiquer clairement le but de votre lettre, par exemple: «Je vous écris pour demander un congé de maladie dans six semaines, du 15 mai au 5 juin.»
La deuxième paragraphe
Voici où vous étoffez la déclaration que vous avez faite dans le paragraphe ci-dessus. En continuant avec l'exemple de la nécessité d'un congé médical, vous pourriez écrire quelque chose du genre: «Mon motif pour un congé médical est de subir une intervention chirurgicale prescrite par un médecin. J'ai cinq semaines de congés payés disponibles. Puis-je prendre pleinement mes congés payés et une autre semaine de congé non payé? »Il est essentiel d'utiliser le ton correct dans votre lettre. Vous ne voulez jamais paraître aussi exigeant, mais interrogatif et informatif. En fin de compte, vous voulez que votre supérieur ait le sentiment de respecter sa position et son autorité pour décider de ce qui est autorisé. Il est également important d'ajouter que vous êtes disposé à parler de la question en personne ou de la manière la plus facile pour vous.
Troisième paragraphe
Brièvement, remerciez votre patron pour le temps qu’il a passé à lire votre lettre.
Fermez avec votre signature
Signature avec une fermeture courtoise et professionnelle. Les «meilleures salutations» et «sincèrement» suivis d'une virgule sont de bons choix. Laissez un grand espace et tapez votre nom afin que, lorsqu'il est imprimé, vous puissiez signer la lettre dans cet espace.
Quelle que soit l'intention de votre lettre officielle à votre patron, assurez-vous de l'écrire longtemps à l'avance si le temps presse. Qu'il s'agisse de quitter temporairement votre entreprise ou de présenter votre démission, il est primordial d'être prompt et poli.
