Pour gérer efficacement une entreprise, les gestionnaires doivent porter une attention particulière au solde des dépenses en revenus. Dans certains cas, il est utile de répartir les dépenses en différentes catégories, telles que les dépenses opérationnelles ou administratives, pour aider à identifier les lieux propices à la réduction des coûts. Dans ce processus, il est essentiel de comprendre les différences comptables entre les dépenses opérationnelles et administratives et de s’assurer que les bons comptes sont identifiés pour analyse.
Dépenses opérationnelles
Les dépenses opérationnelles représentent l’ensemble des coûts supportés par une entreprise pour ses activités principales, notamment les ventes, les coûts de production et les salaires. Ne sont pas incluses les dépenses résultant d’activités non liées à l’exploitation, telles que les charges d’intérêts, les taxes et les coûts inhabituels, qui ne sont pas liées aux activités normales, telles que les litiges importants. Les entreprises ont généralement le plus de contrôle sur leurs dépenses opérationnelles. Par conséquent, cette ventilation de ce total par rapport aux dépenses totales fournit parfois des informations précieuses sur la gestion de l'entreprise.
Dépenses administratives
Les dépenses administratives sont les coûts des activités liées à la gestion et au traitement de l’information. Ils comprennent généralement les coûts du service de la paie et des ressources humaines, les salaires des dirigeants, les frais comptables et les fournitures utilisées pour la gestion. Les coûts de production non associés à la gestion - par exemple, les salaires du personnel, le coût des ventes ou le matériel - ne sont pas des dépenses administratives. Les entreprises comparent souvent leurs dépenses administratives aux attentes du secteur pour s'assurer de maîtriser leurs coûts de gestion.
Distinctions Majeures
Les dépenses administratives sont un sous-ensemble des dépenses opérationnelles. Ces coûts représentent parfois une petite partie des coûts d'exploitation totaux de l'entreprise, en fonction du secteur. Les coûts opérationnels, en revanche, incluent d’autres dépenses, telles que le coût des stocks, qui ne doivent pas être intégrées dans les dépenses administratives, sauf si elles sont directement associées aux activités de gestion. Les coûts opérationnels non inclus dans les frais administratifs sont appelés coûts de production.
Les usages
La direction utilise les dépenses administratives et opérationnelles pour calculer des ratios comptables qui les aident à analyser les performances. Le ratio d'exploitation, qui considère les dépenses opérationnelles comme un pourcentage du total des ventes, donne à l'entreprise une image de sa rentabilité probable. Dans certains cas, il est utile de regarder le ratio administratif, ou la partie des ventes représentée par les dépenses administratives. Cette analyse est utile car les coûts administratifs sont moins susceptibles de varier avec les ventes que les coûts de production, qui augmenteront probablement avec le niveau de production. De cette façon, les dépenses administratives sont des coûts relativement fixes.
