Les entreprises reçoivent souvent des demandes de dons de bienfaisance et de nombreuses entreprises ont de petits budgets pour de tels dons. Si vous organisez une vente aux enchères silencieuse, vous devez justifier de manière convaincante la raison pour laquelle votre organisation mérite le temps, les efforts et les dépenses perdus de l'entreprise. Une lettre qui explique parfaitement votre groupe et son importance est un début. Une lettre bien pensée est essentielle pour convaincre une entreprise de faire un don à votre événement.
Ouvrir avec un message d'accueil spécifique au propriétaire de l'entreprise. Il est préférable d'éviter les salutations générales telles que "Cher Monsieur".
Indiquez que vous écrivez au nom de votre organisation et que vous recherchez des objets aux enchères silencieuses pour un événement spécifique. Par exemple, "je suis bénévole pour Kids Charity et je vous écris pour vous demander si vous souhaitez faire don d'un article ou d'un service pour notre prochain encan silencieux, qui aura lieu lors de notre gala annuel de collecte de fonds le 15 octobre".
Commencez par une brève discussion sur votre organisation et son importance dans la communauté. Mentionnez les populations que vous desservez et comment le travail de votre organisation aide ces populations.
Discutez du fait que la vente aux enchères silencieuse est un élément essentiel de vos efforts de collecte de fonds annuels pour mieux servir la population. Mentionnez les succès passés si vous avez déjà organisé l'événement. Ajoutez une ligne remerciant le propriétaire de l’entreprise pour son soutien passé à votre enchère silencieuse, le cas échéant.
Ecrivez que vous êtes reconnaissant pour tout article ou service que la société serait assez généreuse pour offrir, et mentionnez la société par son nom dans cette déclaration. Ajoutez à cela que vous pouvez récupérer le don, ce qui allège la charge du propriétaire de l'entreprise.
Parlez de ce que vous pouvez offrir à l'entreprise en retour. Par exemple, promettez de la publicité gratuite en incluant l’entreprise sur une liste de sponsors. Indiquez que le don est déductible d’impôt, si cela s'applique à votre organisme de bienfaisance ou à votre groupe. Mentionnez que, en participant, l’entreprise obtiendra la visibilité de la communauté grâce au grand nombre de participants. Offrez également un billet gratuit pour l'événement au propriétaire de l'entreprise.
Terminez en remerciant la propriétaire de l’entreprise pour son temps et en énumérant vos coordonnées pour le don. Promesse de suivi avec le propriétaire de l'entreprise.
Imprimez la lettre sur le papier à en-tête de l'organisation officielle.
