Il est utile que les gestionnaires de bureau et les comptables aient de l’argent en main pour payer diverses dépenses de bureau. La petite caisse est un petite réserve d'argent - généralement moins de 200 $ - enfermé dans une caisse enregistreuse ou une caisse sur place. Lorsque les employés utilisent la petite caisse, ils doivent consigner dans un journal les dépenses pour lesquelles la petite caisse a été utilisée et combien ont été utilisées. Lorsque la petite caisse est faible, enregistrez les dépenses de la petite caisse dans QuickBooks et retirez plus d’argent pour reconstituer le fonds.
Créer le compte bancaire de la petite caisse
- Aller vers Plan comptable. Dans le coin inférieur gauche de l'écran, cliquez sur Compte et sélectionnez Nouveau.
- Pour un nouveau type de compte, sélectionnez Banque dans le champ Compte et écrivez Petite caisse comme nom de compte.
- Maintenir le solde du compte d'ouverture comme zéro et sélectionnez Sauvegarder et fermer.
Record d'argent retiré pour le fonds de petite caisse
Cash à partir d'un chèque
- Dans le menu bancaire, sélectionnez Écrire des chèques.
- Indiquez "Cash" comme bénéficiaire et enregistrez le montant du chèque dans la colonne de paiement.
- Dans le menu déroulant Compte, sélectionnez le Petite caisse compte bancaire.
- Sélectionner Record.
Argent provenant d'une transaction à un guichet automatique
- Dans le menu bancaire, sélectionnez Transfert de fonds.
- Dans le menu Virement de fonds, sélectionnez le Petite caisse compte bancaire.
- Indiquez le montant en espèces retiré dans le champ Montant du transfert. Dans le champ Mémo, écrivez "Retrait de petite caisse".
- Sélectionner Sauvegarder.
Record des dépenses de petite caisse
- Accédez à votre plan comptable et sélectionnez le Petite caisse compte bancaire
- Dans le compte, ouvrez une nouvelle transaction. Ses pas nécessaire enregistrer un bénéficiaire, bien que vous puissiez si vous le souhaitez. Si toute la petite caisse a été dépensée un bénéficiaire, vous pouvez entrer un nom de bénéficiaire tel que "Fournitures de bureau de Ralph" ou "Café Starbucks" si vous le souhaitez. Autrement, laissez le champ bénéficiaire vide.
- Entrez le montant de la petite caisse dépensé dans la colonne de paiement. Dans le menu déroulant Compte, sélectionnez le compte de dépenses correspondant à l'achat.
- Si les dépenses de petite caisse couvrent plusieurs comptes, sélectionnez le Splits fonction et enregistrer le montant de la dépense pour chaque compte.
- Sélectionner Sauvegarder.
