Une entreprise utilise généralement la petite caisse pour effectuer de petits achats ou rembourser ses employés pour des dépenses mineures. Chaque mois, les comptables ou autres employés devront équilibrer la petite caisse et reconstituer les fonds. Ce processus ne devrait pas prendre trop de temps, la petite caisse étant un petit montant, souvent inférieur à 100 dollars pour les petites entreprises. Les grandes entreprises peuvent avoir des comptes de petite caisse pouvant contenir jusqu'à 500 dollars ou plus. Les procédures de rapprochement ne diffèrent toutefois pas, quel que soit le montant des fonds de petite caisse.
Écrivez le chiffre normal de la petite caisse sur une feuille de papier. Ce chiffre correspond au montant d’ouverture de la petite caisse, par exemple 100 dollars.
Comptez l'argent présent dans la petite caisse ou le tiroir. Soustrayez le total des fonds en caisse du solde d'ouverture.
Faites le total des recettes qui détaillent les dépenses de petite caisse. Déduisez les totaux des reçus du chiffre de l'étape 2. La petite caisse s'équilibrera si ces deux éléments sont nets.
Recherchez les différences par rapport au calcul de l'étape 3. Recherchez les reçus manquants, recomptez les liquidités disponibles et interrogez les employés sur toute utilisation non déclarée de la petite caisse.
Reconstituez les fonds de la petite caisse en demandant des liquidités égales aux recettes. Les propriétaires ou les responsables de la comptabilité ont généralement le pouvoir de demander des avances de fonds pour réapprovisionner la petite caisse.
Conseils
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Toujours utiliser des procédures détaillées pour les utilisations de petite caisse. Un bordereau autorisé par la direction devrait être nécessaire pour donner à un employé une petite caisse pour de petites dépenses.
