Toutes les organisations ont besoin de systèmes en place pour enregistrer les transactions financières et rendre compte de leurs activités. Les organismes gouvernementaux et à but non lucratif reçoivent de l'argent sous forme de dons ou de contributions et dépensent ces fonds pour poursuivre leurs missions. Ces agences utilisent la comptabilité par fonds pour enregistrer les opérations financières et communiquer leur situation financière. La comptabilité par fonds comptabilise les actifs nets avec et sans restrictions au bilan.
Comptabilité par fonds
La comptabilité par fonds repose sur la connaissance de l’objet des fonds reçus et la communication des finances de l’organisation en fonction de cet objectif. Ces agences collectent souvent des fonds à diverses fins, comme un fonds de construction ou un fonds de mission. Certains donateurs versent des fonds dans un but spécifique; d'autres versent des fonds que l'agence peut utiliser pour une raison quelconque. La comptabilité par fonds permet à l’organisation de gérer les fonds en fonction de chaque objectif, assurant ainsi aux contributeurs que leur argent servira à l’objectif auquel il était destiné.
Bilan
Le bilan est l’un des principaux états financiers publiés par l’agence. Le bilan, ou l'état de la situation financière, communique les soldes gérés par l'agence pour chaque compte d'actif, de passif ou d'actif net. Le bilan répertorie les actifs et les passifs par ordre de liquidité; autrement dit, les actifs les plus proches de la conversion en espèces sont énumérés en premier. Les passifs les plus proches de l’utilisation d’espèces sont énumérés en premier dans la section passifs.
Actif net restreint
L’actif net au bilan se divise en plusieurs catégories, y compris l’actif net soumis à restriction temporaire, à restriction permanente et sans restriction. Les actifs nets affectés de manière permanente sont les fonds versés dans un but spécifique. Le contributeur a déterminé les paramètres pour lesquels les fonds pourraient être utilisés, et l’agence ne peut les utiliser à d’autres fins; cette restriction reste en vigueur tant que les fonds restent à l'agence. Les actifs nets temporairement affectés sont également apportés à une fin spécifique, mais une fois que l'objectif de la contribution a été atteint ou qu'un délai spécifique s'est écoulé, la restriction expire et les fonds peuvent être utilisés à n'importe quelle fin.
Actif net sans restriction
Les actifs nets non affectés ne sont soumis à aucune restriction quant à leur utilisation. L'agence utilise ces fonds pour payer les frais généraux ou pour financer des objectifs spécifiques du groupe. Le donateur verse les fonds et permet à l’agence de prendre toutes les décisions concernant l’utilisation de cet argent.
