Les lettres d'envoi, également appelées lettres d'accompagnement, accompagnent les fax et les emails pour décrire le contenu des documents faxés ou les fichiers joints à un email. Les lettres d'envoi garantissent également que les documents sont remis à la bonne personne s'ils sont envoyés à une adresse de fax ou de courrier électronique partagée. Ces lettres sont généralement brèves et ne transmettent que les informations nécessaires. Comme les lettres de transmission sont une forme de correspondance commerciale, vous devez suivre certaines normes pour pouvoir les écrire correctement.
Tapez votre nom ou le nom de la société, l'adresse, le numéro de téléphone et d'autres informations de contact en haut du document, en le localisant à droite de la page. Vous pouvez également écrire la lettre sur du papier à en-tête de la société.
Passer une ligne et lister la date sous votre information sur le côté droit de la page.
Tapez le nom du destinataire, son adresse et, le cas échéant, son numéro de compte ou d'autres informations d'identification, à gauche de la page, deux lignes après la date.
Adressez la lettre à la personne qui la recevra. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, il suffira d'écrire "Cher Monsieur ou Madame".
Énumérez la raison pour laquelle vous écrivez la lettre dans la première phrase. Indiquez si vous envoyez un CV, une proposition commerciale, un rapport ou des informations sur un produit ou un service.
Donnez des informations générales sur le document que vous envoyez dans le deuxième paragraphe. Cela peut inclure les dates auxquelles le lecteur doit agir sur les informations contenues dans le document ou, si le document a plusieurs pages, une brève explication des pages incluses. Vous pouvez également rappeler au lecteur toute conversation ou correspondance que vous avez eue avec lui au sujet du document.
Remerciez le lecteur pour le temps qu’il a consacré au dernier paragraphe et demandez-lui de vous contacter si elle a des questions.
Tapez votre nom, titre et informations de contact, telles que votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone, au bas de la page. Écris à la main ta signature au-dessus de ton nom.
