Un système d'inventaire est une stratégie permettant de suivre le stock d'une entreprise. Comme la plupart des entreprises utilisent et vendent quotidiennement leurs stocks, les systèmes d’inventaire doivent être mis à jour régulièrement. Les systèmes d'inventaire peuvent être manuels ou informatisés. Leur succès et leur utilité dépendent de leur capacité à surveiller les approvisionnements de manière à rendre les opérations de la société plus rentables et moins stressantes.
Suivi des stocks entrants
Un système d'inventaire repose sur un processus minutieux et précis pour suivre les fournitures au fur et à mesure que vous les recevez. Les fournitures sont souvent stockées dans une zone de stockage ou un entrepôt, avant d’être stockées dans un magasin de vente au détail ou d’être utilisées pour répondre aux commandes des clients. Un système d'inventaire doit suivre le produit au fur et à mesure que votre entreprise le reçoit et ajouter la quantité de nouveau produit à la quantité dont vous disposez. Certains systèmes informatiques le font automatiquement. Leur exactitude dépend de votre minutie pour faire concorder le montant que vous avez commandé avec le montant livré en cas de divergence.
Suivi des stocks en main
Le suivi des stocks en main nécessite de conserver des registres actualisés des dernières commandes passées de votre société, ainsi que des sommes ajoutées à ce stock par les commandes entrantes et de la quantité utilisée par les ventes et le retrait. Un système d'inventaire performant compilera ces informations à l'aide d'enregistrements, tels que les factures de livraison et les factures de vente, et vérifiera également leur exactitude en comptant visuellement les fournitures en stock. Étudiez les divergences entre ces deux séries de chiffres afin d'identifier les faiblesses du système.
Suivi de retrait
Le retrait est le processus de perte de stock dû à des circonstances autres que des ventes ou une utilisation dans un processus de fabrication courant. Le vol des employés provoque le rétrécissement, de même que les déchets et les ruptures. Les entreprises qui travaillent avec des denrées périssables ont un taux de contraction plus élevé que celles qui traitent des articles qui durent. La réduction représente en grande partie l'inévitable écart entre la quantité d'inventaire que votre entreprise devrait avoir basée sur ses factures et ses registres de ventes et le montant qu'elle possède réellement. Le suivi du retrait vous permet d’identifier et de résoudre les problèmes de perte d’actions utiles à un rythme insoutenable.
Passer des commandes
Un système d'inventaire doit fournir une grande partie des informations dont votre entreprise a besoin pour passer des commandes et reconstituer les stocks disponibles. Si vos enregistrements d'inventaire indiquent que vous aviez 30 widgets et que vous en vendiez 20 par semaine et que deux autres étaient cassés, ces informations vous permettent de décider de commander 22 autres widgets, en supposant que vous souhaitiez commencer chaque semaine avec 30 widgets en main.
