Les entreprises qui maintiennent des stocks utilisent des systèmes d’inventaire pour gérer les niveaux d’inventaire dans l’entrepôt ainsi que dans l’usine. Ces entreprises doivent choisir entre l’utilisation de systèmes d’inventaire périodique et de systèmes d’inventaire permanent. Quel que soit le système utilisé, l’entreprise doit toujours effectuer un inventaire physique au moins une fois par an. Un inventaire physique offre quelques avantages pour la gestion de l'entreprise.
Systèmes d'inventaire
Les systèmes d’inventaire répondent aux besoins d’une entreprise en fournissant des informations sur les quantités d’inventaire et les valeurs en dollars. De nombreux systèmes d'inventaire fournissent des informations concernant l'emplacement spécifique de l'inventaire dans l'entrepôt et la quantité stockée dans cet emplacement. Les employés et les directeurs d’usine utilisent ces informations pour localiser des articles spécifiques à expédier aux clients ou pour déterminer si la société doit réorganiser un article d’inventaire spécifique car l’inventaire disponible a diminué. Les systèmes d’inventaire fournissent également au service de la comptabilité des informations sur la valeur totale de l’inventaire détenue par la société.
Inventaire perpétuel
Un système d'inventaire permanent est mis à jour chaque fois que l'entrepôt reçoit l'inventaire des fournisseurs, ainsi que chaque fois que l'entrepôt expédie l'inventaire à un client. Le système d'inventaire permanent fournit le solde d'inventaire à tout moment. Cet équilibre est mis à jour continuellement. De nombreuses entreprises utilisent des scanners et des codes à barres pour enregistrer facilement les modifications des soldes de stock. Ces sociétés numérisent les articles d'inventaire lors de leur expédition ou de leur réception, ce qui met automatiquement à jour le solde dans le système d'inventaire.
Inventaire physique
Un inventaire physique consiste à compter manuellement chaque article de l'inventaire et à le comparer à la quantité enregistrée dans le système d'inventaire. Certaines entreprises séparent les employés en deux groupes, un groupe comptant chaque article et le second groupe racontant chaque article. Cela permet à l'entreprise de comparer les deux comptes à la quantité enregistrée dans le système et d'identifier les problèmes d'inventaire potentiels. Un décompte physique des stocks permet à l'entreprise de déterminer correctement les quantités en stock, d'identifier les ajustements de stock nécessaires et d'enquêter sur les écarts.
Ajustement de l'inventaire
Parfois, les entreprises découvrent des écarts entre les quantités réelles dans l'inventaire et l'inventaire enregistré. Lorsque cela se produit, l'entreprise enregistre un ajustement de stock pour corriger le solde de stock dans le système. Les quantités d'ajustement résultent de la comparaison de la quantité réelle à la quantité système. L’ajustement des stocks a pour but d’aligner le système d’inventaire sur les stocks réels détenus par la société.
Variance d'inventaire
Après avoir effectué un inventaire physique, une entreprise examine les écarts de quantité découverts afin de déterminer la raison de ces écarts. Les écarts résultent généralement d'erreurs, de vols ou de destructions d'employés.
