Toute entreprise qui vend un produit a des stocks. Le prix des produits doit être calculé avec précision pour maximiser les bénéfices et être compétitif par rapport à la concurrence. Pour ce faire, il faut connaître la valeur des produits et leur coût de production. Voici deux méthodes pour enregistrer et suivre ces informations vitales: les systèmes d’inventaire permanent et périodique.
Inventaire défini
La plupart des gens pensent que les stocks sont l’offre d’articles en vente proposés à la vente. Bien que cela soit vrai, l'inventaire est également le nom des différents comptes dans lesquels le comptable ou le comptable enregistre ces informations. Un détaillant qui achète des produits finis et les revend peut disposer d’un système d’inventaire relativement simple; les fabricants auront beaucoup plus de comptes pour suivre la valeur des travaux en cours et la valeur des matières premières utilisées dans le processus de production.
Système d'inventaire perpétuel
Avec un système d'inventaire permanent, toutes les transactions sont enregistrées dans le compte d'inventaire à mesure qu'elles se produisent. Le solde du compte correspond à tout moment à l'inventaire disponible. Le retard physique dans l’enregistrement des transactions est tout ce qui sépare le solde du compte de l’état en temps réel. Avec les solutions technologiques telles que les scanners de point de vente, ce délai peut être très réduit. Étant donné que les comptes et les valeurs d'inventaire sont maintenus en permanence, aucun décompte physique d'inventaire n'est requis avec le système perpétuel.
Système d'inventaire périodique
Le système périodique utilise plusieurs comptes pour enregistrer les ventes, les achats de nouveaux produits et les retours clients, entre autres. Ces comptes sont conservés jusqu'à la fin de la période d'inventaire - qui peut être mensuelle, trimestrielle ou tout autre délai déterminé par la société - puis rapprochés au compte d'inventaire. À ce moment, les comptes de transaction sont mis à zéro en préparation de la prochaine période d'inventaire. Un système d'inventaire périodique nécessite également un décompte physique des stocks à la fin de la période. Tous les ajustements nécessaires au compte d'inventaire sont effectués et la période est terminée.
Surveillance réglementaire
L'inventaire est un atout, tout comme l'argent et l'immobilier. Comme d’autres actifs, les stocks peuvent être manipulés par des gestionnaires peu scrupuleux. La loi Sarbanes-Oxley de 2002, adoptée en réponse aux scandales de la comptabilité publique de l'époque, a codifié l'exigence selon laquelle les informations communiquées par une entreprise doivent être exactes à tous les égards importants. Les entreprises doivent vérifier que les contrôles internes en place sont adéquats et fonctionnent et que tous les états financiers sont exacts. Des pénalités sont prévues en cas de non-respect. La loi a largement rétabli la confiance dans l'exactitude des informations mises à la disposition des investisseurs potentiels.
Comment choisir
Le principal facteur à prendre en compte pour décider d’utiliser le système périodique ou perpétuel est la capacité de l’entreprise à enregistrer les données de vente au fur et à mesure. La technologie rend cela plus probable que jamais, de nombreuses entreprises optent donc pour le système perpétuel. Une entreprise qui, pour quelque raison que ce soit, n’est pas en mesure de le faire peut opter pour le système périodique. Dans les deux cas, les règles régissant la comptabilité des stocks sont soumises aux lois en vigueur et aux normes du secteur de la comptabilité, connues aux États-Unis sous le nom de principes comptables généralement reconnus (PCGR).
