Un système d'inventaire permanent est un ensemble de processus comptables qui aide une entreprise à rapporter des données d'inventaire financier. De nombreuses entreprises utilisent ce système, notamment celles qui utilisent un système de comptabilisation des coûts de commande, ou qui vendent différents types d’inventaire. Les entreprises doivent équilibrer les avantages et les inconvénients d'un système perpétuel avant de le mettre en œuvre.
Rapport précis
Les entreprises bénéficient souvent de rapports financiers plus précis avec un système d’inventaire permanent. Les comptables mettent à jour le grand livre après chaque transaction d'inventaire. Il en résulte un compte du grand livre général qui reflète de près le stock physique réel en main. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent ensuite prendre des décisions en matière de qualité en fonction de la précision des valeurs d'inventaire déclarées. Plusieurs types d’inventaire bénéficient également de cette méthode, car les comptables suivent précisément chacun d’entre eux dans le grand livre.
Gestion électronique
Les systèmes d'inventaire perpétuels utilisent souvent des méthodes électroniques pour enregistrer les transactions. Un exemple est le système de codes à barres qu'un détaillant de vêtements utilise pour vendre des produits. Chaque analyse enregistre des données qui mettent à jour la valeur de l’inventaire de la société. Les comptables utilisent ces informations pour équilibrer le grand livre. Les entreprises utilisent également les données pour commander des marchandises en utilisant un système juste à temps. Les commandes électroniques aident à prévenir les ruptures de stock et les pertes de ventes.
Coût
Beaucoup de systèmes d'inventaire perpétuels sont chers. Le coût de ces systèmes est double. La technologie nécessaire au bon fonctionnement du système peut représenter une dépense en capital importante. La mise à jour du système pour de nouvelles modifications de la technologie est également coûteuse. Former les employés à bien utiliser le système est une dépense supplémentaire. Sur le plan administratif, les entreprises doivent trouver des comptables capables de travailler avec le système et de gérer les modifications fréquentes apportées au grand livre.
Processus
Les systèmes d'inventaire perpétuels prennent souvent beaucoup de temps. Les mises à jour électroniques du grand livre général d'une entreprise peuvent nécessiter des rapprochements de compte. Les comptables passent souvent de nombreuses heures chaque semaine ou chaque mois pour rapprocher les stocks. Des erreurs persistantes peuvent également entraîner d'autres complications. Les comptables doivent corriger les erreurs et équilibrer le compte d’inventaire avant de fermer les livres de la société. La communication de chiffres d'inventaire inexacts peut déclencher un audit, ce qui peut entraîner des problèmes pour l'entreprise.
