Les voyages d’affaires sont essentiels à la prospérité d’une entreprise. Voyager dans différents endroits pour assister à des conférences ou simplement pour rencontrer d'anciens et de nouveaux clients ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles les gens se lancent dans des voyages d'affaires. Pour réussir votre voyage d’affaires, il est important de planifier judicieusement.
Articles dont vous aurez besoin
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Agenda ou journal
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Liste de contacts ou carnet d'adresses
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Portable
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PDA
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Téléphone portable
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Lecteur flash, disques compacts ou disquettes
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Lieux de conférence et de réunion
Planifier à l'avance. Une fois que vous avez déterminé les dates de votre voyage d’affaires, il est nécessaire de planifier à l’avance. Souvent, un voyage d’affaires se fait dans un endroit plus éloigné que votre hub local. Réservez votre hébergement de voyage qui peut inclure des réservations de transport aérien, d'hôtel et de voiture à un stade avancé. Si vous avez l'intention d'assister à de grandes conférences auxquelles participeront de nombreuses personnes de différentes régions du monde, veillez à le faire plusieurs mois à l'avance pour pouvoir toujours obtenir une confirmation du logement et de la conférence. lui-même.
Fixez-vous des objectifs avant votre départ pour votre voyage d’affaires. Qu'aimeriez-vous accomplir lorsque vous arrivez à votre destination? Vous voulez être aussi productif que possible pendant une très courte période. La gestion du temps est la clé pour vous assurer que vous atteignez vos objectifs.
Fixer des rendez-vous. Les voyages d’affaires coûtent de l’argent aux entreprises pour payer l’hébergement et la nourriture. Faites en sorte que cela vaille la peine en frappant plus d’un oiseau d’une pierre. Essayez de planifier des rendez-vous pour rencontrer vos clients, fournisseurs et autres contacts commerciaux clés. Si des membres du personnel vous rendent compte au même endroit que vous assistez à une conférence, essayez de les rencontrer personnellement.
Configurez les tâches et les produits livrables avant votre voyage. Par exemple, si vous organisez une conférence vous-même, assurez-vous que les équipements que vous utiliserez, tels qu'un écran de projection, des projecteurs et des microphones, ont été réservés avec la salle de réunion. Contactez l'administrateur local de la succursale que vous visitez ou le personnel du support technique pour vous assurer que vous disposez d'un emplacement pour effectuer votre travail avec des connexions réseau et téléphoniques appropriées. Si certaines personnes qui assistent à votre réunion ont certaines tâches à accomplir avant votre arrivée, configurez-les plusieurs semaines à l'avance pour leur laisser suffisamment de temps pour les préparer ou les achever.
Envoyer des informations à l'avance. Si vous avez un ordre du jour ou des présentations PowerPoint pour les réunions, envoyez-les par courrier électronique à l’avance. En préparant les participants sur ce qui doit être discuté, vous leur laisserez suffisamment de temps pour examiner le matériel et pour préparer des questions auxquelles vous pourrez répondre. Cela vous donne également l'occasion d'examiner votre propre matériel et d'apporter les corrections nécessaires avant la réunion, si nécessaire.
Préparez-vous pour votre voyage d'affaires en emballant vos bagages avec des objets essentiels. N'oubliez pas d'apporter suffisamment de tenues, surtout si vous prévoyez assister à un dîner officiel. apportez une tenue qui convient à l'occasion. Apportez vos effets personnels et vos articles de toilette que vous pourrez utiliser lorsque vous n'êtes pas à la maison.
Apportez des outils: n'oubliez pas d'apporter votre ordinateur portable, votre PDA, vos carnets d'adresses, vos journaux personnels, vos téléphones cellulaires, vos clés USB, vos disques ou tout ce dont vous pensez avoir besoin pour pouvoir travailler. Préparez-vous en apportant des fichiers enregistrés sur un lecteur flash, un CD ou une disquette. De cette façon, même si votre ordinateur portable est endommagé ou perdu, vos documents restent sûrs pour une utilisation sur les ordinateurs d'autres personnes.
Mettre à jour les contacts. Les voyages d’affaires sont également l’occasion de mettre à jour vos listes de contacts. Ajoutez de nouveaux contacts aux personnes que vous rencontrez lors de vos voyages et de vos conférences. La personne assise à côté de vous dans l'avion peut avoir quelque chose en commun avec vous. Construisez votre liste de réseaux pour plus d'opportunités futures pour votre entreprise et pour vous.
Conseils
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Apportez suffisamment de cartes de visite que vous pourrez donner aux personnes que vous rencontrerez. Touchez la base avec les personnes que vous rencontrez pour rester en contact.
