Les frais de voyage d’affaires sont l’un des coûts les plus contrôlables dans une organisation, et l’établissement de taux journaliers est un moyen de maintenir ces frais à un niveau raisonnable. Les entreprises peuvent utiliser les données du gouvernement américain et d’autres recherches du secteur pour déterminer les coûts quotidiens moyens appropriés pour les repas des voyageurs. Les voyageurs d'affaires individuels doivent toujours être conscients des politiques internes de leur entreprise lorsqu'ils dînent pendant leur voyage.
Sources
L’Administration des services généraux des États-Unis fixe chaque année les tarifs journaliers, qui comprennent les frais de restauration et d’hébergement des voyageurs d’affaires fédérales. De nombreuses entreprises l'utilisent à titre indicatif pour fixer leurs propres indemnités journalières ou leurs taux de remboursement acceptables pour les voyageurs d'affaires. Pour les frais de repas, la General Services Administration étudie plusieurs milliers de restaurants tous les trois à cinq ans pour en informer les tarifs et examine régulièrement les demandes des voyageurs afin de déterminer si des zones spécifiques doivent être mises à jour dans l’intervalle. Au moment de la publication de cet article, ces tarifs varient de 46 à 71 dollars par jour pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner. De même, le Bureau des indemnités des États-Unis fixe les taux journaliers des repas pour les villes internationales. Business Travel News, qui commande chaque année une étude des restaurants pour déterminer le coût des repas dans 100 grandes villes américaines de voyages d’affaires, est une autre source de revenus quotidiens. Ces taux ont tendance à être plus élevés que ceux de l'Administration des services généraux, car ils représentent les repas et les cocktails servis dans les restaurants haut de gamme. Au moment de la publication de cet article, ils coûtaient en moyenne 85 dollars par jour.
La géographie
Quelle que soit la source, les tarifs journaliers des aliments ont tendance à fluctuer en fonction de la géographie. La General Services Administration, par exemple, fixe un taux standard pour la zone continentale des États-Unis, mais également des taux distincts dans les villes où les coûts des repas sont plus élevés. Les grandes villes telles que New York, Chicago, Los Angeles et San Francisco appliquent des tarifs journaliers les plus élevés. En 2011, par exemple, le groupe attribue 71 USD pour les frais de repas quotidiens et les frais accessoires dans ces villes, par rapport aux 46% du tarif standard. Les villes de deuxième rang ont généralement des taux journaliers de repas au milieu de ces deux extrêmes.
Considérations
Les entreprises ont deux itinéraires généraux pour couvrir les dépenses de nourriture des employés pendant le voyage: elles peuvent soit fixer et verser directement une indemnité journalière, soit rembourser directement aux employés les dépenses encourues pendant un voyage. S'ils choisissent de percevoir des indemnités journalières basées sur les normes de l'Administration des services généraux, ils peuvent opter pour une méthode simplifiée «haut-bas» plutôt que de les émettre pour chaque zone géographique.Selon cette méthode, les zones à coût élevé - les grandes villes et certaines villes secondaires - reçoivent un tarif journalier et toutes les autres zones, un tarif inférieur. Étant donné que, dans la plupart des cas, les taux journaliers des pouvoirs publics ne permettent pas de couvrir les repas les plus chers pour les voyageurs d'affaires, de nombreuses entreprises choisissent simplement de rembourser les frais de repas, même si elles fixent souvent des plafonds calculés en fonction des taux journaliers afin de maîtriser les coûts.
Informations fiscales
Les entreprises qui utilisent les indemnités journalières moyennes de l'Administration des services généraux pour couvrir les frais de nourriture et autres frais de déplacement bénéficient d'un avantage grâce à la simplification des rapports, conformément aux lois fiscales de l'Internal Revenue Service. Alors que les entreprises qui remboursent doivent conserver des reçus détaillés et d’autres données pour ces voyages, celles qui utilisent des indemnités journalières approuvées n’ont besoin que de conserver des enregistrements du voyage lui-même, et non des reçus de dépenses individuels du voyage. Si vous êtes un travailleur indépendant, vous pouvez également utiliser les taux journaliers à titre indicatif pour déduire vos dépenses d'entreprise de vos impôts. Vous pouvez déduire une partie de l’indemnité de repas standard, généralement environ 50%, à titre de dépense au lieu de conserver l’onglet de chaque reçu de repas.
