Avant d’embaucher le premier employé, une entreprise doit formaliser ses politiques et procédures; c'est vrai pour n'importe quelle entreprise. Les politiques et procédures d’une entreprise constituent en quelque sorte une base; plus les politiques et les procédures sont rédigées et plus elles sont inclusives, meilleures seront les affaires.
Caractéristiques de la politique
Les politiques d'une entreprise englobent plus que les politiques obligatoires de l'État et du gouvernement fédéral requises par la loi; les politiques d’une entreprise reflètent sa position sur des questions spécifiques, liées à la fois au fonctionnement interne de la société et à des travaux plus externes. Les polices couvriront la position de la société sur les congés, les vacances et les jours fériés. Ils indiqueront également le point de vue de la société sur la manière dont le client doit être traité, par le biais des politiques de service à la clientèle et des politiques sur les retours, les produits endommagés, etc. Les politiques de la société dicteront la manière dont les informations sont protégées et les actions administratives effectuées - et non la procédure mais les actions générales que l'entreprise choisit de prendre et pourquoi.
Caractéristiques de la procédure
En complément des politiques, qui dictent la raison pour laquelle une chose est faite, les procédures de la compagnie expliquent comment une action est faite. Ceci est particulièrement important pour les grandes entreprises. Un standard de performance et une similitude dans la manière dont les tâches sont accomplies contribuent à la mise au point d’une cohérence qui est à la fois rentable, car elle réduit la courbe d’apprentissage et rationalise les tâches, et contribue à la satisfaction des employés, dans la mesure où les normes de performance sont clairement définies. les procédures sont cohérentes.
Avantages
Le principal avantage des politiques et procédures établies est une plus grande cohérence. Ce type de cohérence, présenté en interne et en externe, aide l'entreprise à fonctionner avec plus d'efficacité et de cohérence. La cohérence contribue également à la perception par les clients de la qualité et de l'intégrité de l'entreprise. Ce type de cohérence est si important qu'il existe des mandats légaux pour les grandes entreprises, telles que Sarbanes-Oxley, afin de garantir la cohérence aux parties prenantes. Les petites entreprises bénéficient également de la cohérence fournie par les politiques et procédures. Par exemple, un investisseur potentiel recherchera des livres cohérents. En fait, il n’est pas rare qu’un investisseur potentiel, ou un agent de crédit, demande une copie des politiques et procédures d’une entreprise, également appelée manuel de la compagnie ou manuel de l’employé, pour cette raison.
Manuel
Le manuel de l'entreprise / manuel de l'employé est un recueil officiel des politiques et procédures d'une entreprise. En plus du fait que le manuel est, dans de nombreux cas, la première correspondance officielle que la société aura avec un employé, et que les investisseurs le demandent, le manuel formalise également les opérations de l’entreprise, en fournissant une référence au nouvel employé. peut se rendre en cas de doute sur une politique ou une procédure, tout en fournissant une base légale pour les actions disciplinaires des employés. De nombreuses poursuites ont été contrecarrées parce que la société disposait d’un manuel de l’employé qui énonçait clairement les politiques et procédures de la société.
Idées fausses
Cela dit, le manuel de l’employé (et donc les politiques et procédures formalisées) ne doit pas être considéré comme un outil pénal ou une obligation légale. Même si le manuel répond à ces objectifs, les entreprises disposant des meilleurs manuels (lire: les plus utiles) l'utilisent comme une occasion de jeter les bases qui permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même page, que ce soit dans les procédures réelles ou pourquoi. ces procédures sont faites de cette façon.
