Les politiques et procédures de la société présentent des directives aux employés et à la direction. Chaque fois que des questions concernant la conduite ou les opérations se posent, une politique est en place pour orienter les comportements et résoudre les questions éthiques. Des procédures d'entreprise bien écrites aideront le service des ressources humaines dans ses tâches quotidiennes; Comprendre les politiques et savoir où obtenir de l'aide ou des informations supplémentaires est la clé de la conformité des employés.
Les bases
Les politiques de l'entreprise décrivent les comportements acceptables et les attentes des employés, tandis que les procédures décrivent et définissent les flux de processus et les objectifs de l'entreprise. Les politiques et les procédures, cependant, doivent être conçues dans le cadre des objectifs de l'organisation. Les manuels de politiques et de procédures ont donc pour objectif ultime d'aider les employés à contribuer à la mission globale de l'entreprise. Les responsables des ressources humaines peuvent travailler avec les responsables d’autres services pour élaborer des politiques et des procédures qui renforceront en définitive l’entreprise.
Importance
En détaillant ce que l'on attend des employés, les politiques de l'entreprise fournissent un cadre grâce auquel les employés peuvent exceller. En revanche, le manuel des politiques décrit également les étapes à suivre si un employé enfreint les règles de l'entreprise. Cela offre à l'entreprise une protection juridique. Lorsque les employés approuvent les manuels de politiques de l'entreprise, ils reconnaissent les normes de comportement acceptées et le maintien de leur emploi dépend des règles de conduite.
De même, les procédures de l'entreprise impliquent des descriptions de travail, ainsi que les activités et les objectifs des employés. Si vous rédigez un manuel de procédures, il est utile de réfléchir à ce que l'entreprise souhaite que les employés fassent, ainsi qu'à savoir quand et comment le faire.
Une fonction
Les politiques et procédures de l'entreprise ne doivent pas être conservées sur une étagère poussiéreuse. En fait, les manuels de politiques et de procédures fonctionnent mieux lorsqu'ils sont actifs et mis à jour régulièrement. Après tout, les entreprises évoluent constamment pour répondre aux besoins changeants de leur entreprise. Par conséquent, les responsables des ressources humaines doivent examiner les politiques et les procédures en équipe et de manière régulière, voire mensuelle. Toute modification apportée à la procédure, une fois autorisée, serait ensuite communiquée aux gestionnaires pour examen avec leurs services respectifs. En outre, il est conseillé de conserver chaque année des copies signées de l'examen et de l'acceptation des politiques de l'entreprise par les employés.
Les types
Les procédures de la société indiquent comment les employés exécuteront les tâches, y compris les descriptions de poste, la responsabilité de la division et la structure hiérarchique de reporting. Les procédures peuvent également inclure les résultats attendus et les objectifs individuels, en fixant des normes annuelles pour la performance des employés et des services. Les exemples sont les objectifs de vente par personne ou les évaluations de service à la clientèle pour une équipe de centre d'appels. De même, les politiques générales peuvent inclure des normes de comportement des employés, telles que les codes vestimentaires, les attentes en matière de présence, les indemnités de congé annuel et de vacances et la politique sur le harcèlement sexuel.
Stratégies
Les politiques et procédures générales de l'entreprise doivent être conçues avec deux objectifs en tête: être clair et concis et impliquer un échantillon transversal des contributions des départements. Personne ne tire avantage de la confusion des manuels d’exploitation et des manuels de l’employé. Par conséquent, si vous rédigez des politiques et des procédures d'entreprise, préférez une structure de phrases brève et précise, ainsi que des illustrations. Par exemple, l'écriture "Chaque vendredi des mois de juin, juillet et août sera une journée décontractée" suivie d'une liste de vêtements acceptables indique clairement aux employés et à la direction ce qui est autorisé. Ecrire "pendant l'été" ou ne pas inclure de liste de vêtements acceptables laisserait la règle ouverte à une interprétation personnelle qui pourrait poser problème si un employé se présentait au travail début septembre en chemise et t-shirt.
De même, vous ne pouvez obtenir une image fidèle des politiques et procédures à définir que si vous associez différents représentants du ministère. Les manuels ne doivent être rédigés qu’après l’apport de tous les départements concernés, ce qui permet une approche globale des directives de l’organisation. Cette mesure inclusive permettra une plus grande adhésion ou une plus grande acceptation de la part des directeurs de département, et conduira à une meilleure communication et à une meilleure exécution du plan d'entreprise à l'échelle de l'entreprise.
