Que vous soyez une équipe composée d’une seule personne ou une entreprise à part entière, disposer de procédures et de directives bureautiques est un excellent moyen d’établir des règles de base pour votre entreprise. Cela vous aide non seulement dans les tâches quotidiennes, mais peut également aider vos nouveaux employés dès leur arrivée et les employés déjà en poste lorsqu'ils doivent contrôler leurs tâches administratives.
Établir des lignes directrices et les rendre accessibles
Créer un manuel pour le bureau du XXIe siècle est un excellent point de départ. Le manuel de bureau doit inclure les processus et les procédures pour les aspects importants de votre entreprise et mentionner tout élément notable des lois fédérales, nationales et locales sur l'emploi. Inclure des informations sur les politiques de congés, les politiques non discriminatoires et l'indemnisation des travailleurs.
C'est également à cet endroit que vous pouvez inclure la mission, la vision et les valeurs fondamentales de votre entreprise. Ceux-ci aident tout le monde dans l'entreprise à rester sur la bonne voie et à atteindre le même objectif. Il peut inclure des directives sur le comportement des employés, le code vestimentaire, le tabagisme, les heures de bureau, la rémunération, les promotions et les avantages. Rendez votre manuel accessible à tous les employés en le proposant à la fois en ligne et sur papier. Donnez une copie à tous les employés et demandez-leur de signer une lettre de confirmation indiquant qu'ils ont lu les directives et les ont bien comprises.
Prendre note de la technologie au bureau du 21e siècle
Dans un bureau du XXIe siècle, il est important d’intégrer la technologie à vos directives. Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, la technologie joue un rôle important dans les procédures de bureau. Beaucoup de choses sont faites sur les ordinateurs et les smartphones. Décidez si votre entreprise autorise l'utilisation de la bureautique pour des raisons personnelles et quelles sont vos mesures de sécurité. Les employés sont-ils autorisés à utiliser leur téléphone pendant qu'ils travaillent? En établissant de telles règles, vous pourrez régler tous les désaccords avant qu’ils ne surviennent.
Création de directives pour chaque rôle ou département
Selon votre entreprise, vous pouvez choisir de définir des procédures pour chaque service ou chaque rôle de l'entreprise. Par exemple, si vous avez un service de fabrication, leurs procédures seront sans aucun doute différentes de celles de votre service des ventes et de votre service marketing. En écrivant les procédures quotidiennes pour chaque secteur de votre entreprise, vous aiderez plus rapidement les nouveaux employés à s'embarquer et pourrez guider les employés chevronnés lorsqu'ils oublieront comment effectuer une tâche donnée. Avoir un lieu de référence vous aide également à garder une trace de tout dans votre entreprise. Certains bureaux ayant plusieurs niveaux de personnel peuvent choisir d'inclure un organigramme afin que tout le monde sache quel est son rôle dans la vision globale de l'entreprise.
Garder les lignes de communication ouvertes
Vos directives peuvent être mises à jour chaque fois qu'un nouvel élément important doit être inclus. Ils n'ont pas besoin d'être gravés dans la pierre. Assurez-vous de communiquer régulièrement avec votre personnel lorsque vous ajoutez quelque chose aux procédures de votre bureau ou à son manuel. En outre, toutes vos pratiques de bureau devraient être facilement accessibles. Assurez-vous que votre personnel sait où il peut demander de l'aide s'il a une question concernant le temps des vacances, l'utilisation du téléphone portable, l'indemnisation des travailleurs ou toute autre pratique de bureau moderne.
