Les organisations et les entreprises de toutes tailles peuvent tirer parti d'un système de journal téléphonique permettant de suivre les appels téléphoniques essentiels et les informations de contact. Par exemple, des professionnels tels que des avocats et des comptables utilisent des journaux téléphoniques pour conserver des enregistrements des clients et pour enregistrer le temps facturable passé à les servir.
Méthodes de base du journal téléphonique
Utilisez les journaux du téléphone pour suivre les appels téléphoniques entrants et sortants. Enregistrez des données sur les clients, telles que les numéros de téléphone professionnel et portable, les informations de courrier électronique et de site Web. Pour les journaux téléphoniques traditionnels, protégez les données en les mettant dans un endroit sûr, hors de portée du public, lorsqu'elles ne sont pas utilisées. Sur un système électronique, sécurisez les messages en limitant l'exposition aux données et en installant un mot de passe. Si le bureau dispose d'une réceptionniste, intégrez-lui le journal téléphonique afin que les appels soient retournés rapidement et efficacement. Donnez-lui l'accès aux boîtes de réception des utilisateurs pour qu'ils puissent facilement consulter les messages.
Capacités Avancées
Organisez un accès à distance et à un transfert du journal du téléphone à partir de votre téléphone portable ou de votre ordinateur. Intégrez la messagerie texte et la messagerie électronique au système de journalisation téléphonique pour une plus grande flexibilité. Organisez les messages téléphoniques dans des dossiers personnels pour un accès facile. Configurez des dossiers publics si vous souhaitez partager les données avec le reste du bureau. Configurez les notifications pour que vous receviez les messages dès leur arrivée. Placez les appels non urgents dans un dossier pour une meilleure gestion du temps. Établissez un système permettant de renvoyer tous les appels téléphoniques dans un délai raisonnable et configurez des rappels afin qu'aucun appel important ne soit oublié. Pour un système de sauvegarde efficace, demandez aux groupes de distribution de recevoir des notifications.
Journaux téléphoniques traditionnels
Utilisez un système de journal téléphonique traditionnel en écrivant des informations sur un pavé conçu pour garder une trace des appelants et de leurs informations. Certains blocs-notes téléphoniques sont livrés avec un carbone pour créer automatiquement un enregistrement en double pour le stockage. Avant l'ère électronique, les dirigeants, les employés de bureau et les particuliers gardaient une trace des appels téléphoniques en notant leurs noms, numéros et autres informations sur des feuilles individuelles ou des blocs-notes conçus à cet effet.
MyWorkTools
Pensez à utiliser MyWorkTools, qui propose un modèle de document Word en tant que journal téléphonique pour les appels entrants et sortants. Cet outil peut être utilisé comme un système de gestion du temps et de mesure de la productivité qui permet de suivre la date et l'heure de chaque appel téléphonique, le numéro composé, la durée de l'appel, ainsi que l'objectif de l'appel. Cet outil peut vous faire gagner du temps, car il vous évite de passer en moyenne deux heures ou plus pour créer manuellement un journal téléphonique similaire.
Système électronique PhonePad
Téléchargez l'essai gratuit du système PhonePad, qui utilise une application Windows pour stocker toutes les informations sur les appels téléphoniques dans une boîte de réception. Les icônes de couleur et le codage fournissent une reconnaissance du statut des messages instantanés, et les messages sont agencés pour indiquer s’ils sont nouveaux, en lecture ou nécessitent un suivi. Le PhonePad ressemble à un bordereau papier pour une interface utilisateur intuitive. Les messages sont pris en charge par le formatage du texte dans différentes polices, couleurs, styles et tailles. Plusieurs messages peuvent être ouverts simultanément et les messages texte sont également pris en charge. Le carnet d'adresses intégré stocke les données de l'appelant précédent.
Journaux de PDA ou de téléphone cellulaire
Utilisez un journal téléphonique conçu pour votre PDA ou votre téléphone portable, tel que PhoneLog 2.0, pour le téléphone PalmPilot. PhoneLog suit tous les messages téléphoniques reçus et laissés aux autres. De plus, il est facile de créer une liste facilement accessible pour les appels en retour. Le PhoneLog fournit un enregistrement complet des conversations. Le système est également personnalisable et peut être facilement intégré.
