Garder un journal téléphonique est utile lorsque vous dirigez une entreprise. Vos clients et même de nouveaux clients peuvent avoir des demandes spéciales à remplir. Vous voudrez peut-être garder une trace des commandes passées avec des instructions spéciales ou simplement suivre qui vous avez appelé, qui vous a appelé et quand. Garder un journal de bord ou un journal téléphonique est le moyen d'y parvenir. Vous pouvez conserver un journal dans une simple feuille de calcul Excel ou utiliser les fonctionnalités intégrées de Microsoft Outlook.
Tableur
Ouvrez votre feuille de calcul Excel.
Créez un tableau dans la feuille de calcul composé de quatre colonnes.
Marquez chaque colonne. Créez-les "Date", "Heure", "Personne" et "Notes". Si vous n'aimez pas "Personne", utilisez un autre mot indiquant avec qui vous avez parlé. "Notes" est l'endroit où vous développez l'essence de la conversation.
Microsoft Outlook: à partir d'un contact
Ouvrez Microsoft Outlook.
Cliquez sur «Comptes», «Contacts professionnels» ou «Opportunités» dans le menu Outils professionnels.
Double-cliquez sur le nom du contact ou sur l'enregistrement pour lequel vous souhaitez créer un journal téléphonique.
Recherchez "Eléments de l'historique du compte", "Eléments de l'historique des contacts professionnels" ou "Eléments de l'historique des opportunités". Cliquez sur "Nouveau" sous l'un de ces menus, puis sur "Journal du téléphone".
Entrez les détails de la conversation téléphonique ou les notes que vous souhaitez prendre. Cliquez ensuite sur "Enregistrer et fermer" lorsque vous avez terminé.
Microsoft Outlook: à partir de la barre d'outils standard
Cliquez sur la flèche à côté de "Nouveau" dans la barre d'outils.
Cliquez sur "Journal téléphonique".
Tapez les informations que vous souhaitez enregistrer.
Cliquez sur "Lien vers l'enregistrement" dans la barre d'outils du gestionnaire de contacts professionnels.
Cliquez sur la personne à laquelle vous souhaitez associer le journal de votre téléphone dans la boîte de dialogue "Lier à enregistrer". Sélectionnez l'enregistrement auquel vous souhaitez créer un lien et cliquez sur "Lien". Le journal du téléphone est maintenant lié au nom de votre contact.
