Pour de nombreuses personnes, se souvenir d’un grand nombre de numéros de téléphone est une tâche impossible. Lorsque quelqu'un appelle votre bureau, vous devez disposer du bon numéro en ce moment, et la meilleure façon de le faire est de conserver un annuaire téléphonique au bureau. Alors que les grands bureaux peuvent avoir des systèmes téléphoniques complexes avec des annuaires électroniques, la plupart des bureaux n’ont besoin de rien d’aussi élaboré. Avec très peu d'effort, vous pouvez créer un simple répertoire de bureau pour mettre toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Logiciel tableur ou compte Google Docs
Créez une nouvelle feuille de calcul et nommez-la "Répertoire Office". L'utilisation d'un tableur est un moyen simple de configurer un répertoire téléphonique pour un bureau qui n'est pas assez grand pour disposer d'un système de répertoire téléphonique central.
Ajoutez trois en-têtes de colonne à votre feuille de calcul: nom, numéro de bureau et téléphone. Si vous le souhaitez, ajoutez plus de colonnes à la feuille de calcul et vous pourrez facilement suivre, par exemple, les adresses électroniques et les numéros de fax.
Envoyez le répertoire (ou son lien si vous utilisez une feuille de calcul en ligne) à vos collègues et demandez-leur de remplir leurs propres informations correctes et de vous les renvoyer. Il peut y avoir un assistant administratif de bureau avec certaines de ces informations à qui vous pouvez demander de remplir les informations pour vous immédiatement.
Rassemblez les résultats dans une seule feuille de calcul avec toutes les modifications. Vous avez maintenant un répertoire téléphonique opérationnel pour votre bureau.
Imprimez le répertoire téléphonique ou envoyez-le par courrier électronique au reste de votre bureau pour une utilisation générale. Consultez les astuces ci-dessous pour savoir comment distribuer facilement le répertoire téléphonique en toute simplicité.
Conseils
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Étant donné que les numéros de téléphone au bureau changent assez fréquemment, l'utilisation d'une feuille de calcul en ligne telle que Google Docs peut vous faire économiser temps et efforts. Partagez la feuille de calcul du répertoire téléphonique avec tous les membres de votre bureau et laissez-les apporter les modifications nécessaires. En outre, le répertoire étant en ligne, vous n'aurez plus à vous soucier d'envoyer par courrier électronique de nouvelles copies une fois le répertoire mis à jour.
