Les dirigeants d'un organisme à but non lucratif déposent leur candidature pour être incorporés au gouvernement de l'État dans lequel il se trouve. Le processus de constitution nécessite que les organisations à but non lucratif fournissent des informations sur comment et dans quel but elles sont organisées. Après qu’un organisme à but non lucratif ait déposé ses statuts, il devient une entité juridique distincte des personnes qui gèrent l’organisme à but non lucratif. La constitution en société leur confère une responsabilité personnelle limitée en cas de poursuites et permet aux organisations à but non lucratif de demander à l'Internal Revenue Service d'obtenir le statut d'exonération fiscale.
Agents enregistrés
Un département au sein du bureau d'un secrétaire d'État s'occupe généralement des dépôts de documents constitutifs. Bien que les exigences varient d'un État à l'autre, il existe certaines exigences de base pour la constitution en société. Parmi eux, citons le fait que l’association à but non lucratif nomme une personne en tant qu’agent enregistré dans l’État dans lequel elle est constituée. L'agent enregistré a pour but de fournir une adresse légale et physique à laquelle une action en justice peut être signifiée, si nécessaire, et de recevoir des communications officielles de l'État au nom de l'organisme à but non lucratif, telles que des avis d'imposition.
Responsabilités
Même si un agent enregistré est la personne qui peut être signifiée avec des papiers de procès, cela ne signifie pas que l'agent enregistré lui-même est poursuivi. La responsabilité de l'agent est d'informer le conseil d'administration de l'ASBL que l'action est poursuivie et de tenir le conseil informé des communications de l'État.
Adresse physique
Les exigences pour savoir qui peut être un agent enregistré varient quelque peu d'un État à l'autre. En fonction de l'état, l'agent enregistré peut être un administrateur ou un dirigeant de l'OSBL ou peut-être simplement une personne résidant dans l'état. Certains organismes à but non lucratif utilisent l'avocat qui les aide dans le processus d'intégration en tant qu'agent enregistré. Dans tous les cas, l'agent enregistré doit fournir une adresse postale où il se trouve physiquement, pas une boîte postale. L'organisation à but non lucratif ne peut pas agir en tant que son propre agent enregistré.
Faire des affaires dans un autre État
L'agent enregistré doit résider dans l'état où l'incorporation est à but non lucratif. Si une organisation à but non lucratif a son siège dans un État, mais exerce ses activités dans un autre État et décide d'y incorporer une société, elle doit nommer un agent enregistré dans l'État dans lequel elle est constituée. Pour satisfaire à cette exigence, les organisations à but non lucratif achètent parfois les services d'un agent enregistré à un service d'agent enregistré.
Changer d'agent
Les organisations à but non lucratif doivent tenir le gouvernement de l'état informé du changement de leur agent enregistré ou de son adresse. En cas de non-respect de cette exigence, le statut de société à but non lucratif peut potentiellement être révoqué. Les États ont des directives différentes à ce sujet. Par exemple, l'État du Vermont donne 120 jours aux organismes sans but lucratif pour informer le secrétaire du bureau du secrétaire d'État que l'agent enregistré ou son adresse ont changé.
Démission
Les agents enregistrés peuvent démissionner. Comment cela est géré varie selon les États. Dans le Vermont, par exemple, un agent enregistré démissionne à tout moment en informant par écrit la division Corporations du secrétaire d'État.
