Quel que soit le montant des liquidités d'un groupe dans ses coffres, la recherche de moyens d'économiser de l'argent sur les événements est une bonne affaire, d'autant plus si cet événement a pour objectif de collecter des fonds pour l'organisation. Réduire les coûts avec une planification intelligente et créative implique plus de temps de réunion et une hiérarchisation des priorités au lieu de se laisser aller. Le gain pourrait rapporter plus d’argent que ce que vous avez déboursé - ou au moins éviter d’avancer dans le rouge au prochain trimestre à cause d’une fête.
Planifier à l'avance. La meilleure façon de verrouiller les prix et de trouver les bonnes affaires nécessite de réunir votre comité d’événement au moins six mois à l’avance pour chercher des aubaines. Essayer de réunir quelque chose à la dernière minute ne vous donne aucune salle de négociation, vous permettant de payer le prix fort pour quelque chose que vous auriez pu obtenir autrement au prix coûtant ou à un prix inférieur.
Faites un budget et respectez-le. Lorsque l’objectif est de ne pas trop dépenser, trouver un nombre précis avant de commencer offre des limites au début du brainstorming et permet à un groupe d’établir la priorité de l’utilisation de cet argent.
Discutez des moyens d’économiser de l’argent dès le départ. Examinez des options telles que demander à un donateur engagé d’offrir sa maison pour une fête à la maison ou de négocier des heures de bénévolat au centre communautaire local en échange d’une utilisation gratuite de leurs installations. Si une école de cuisine se trouve à proximité, postez des flyers à la recherche d'étudiants désirant expérimenter leurs nouvelles compétences culinaires pour organiser votre événement ou demandez à un professionnel si vous pouvez réduire les coûts en fournissant vos propres serveurs ou barmans.
Recherchez le coût des éléments de la liste de contrôle avant de vous engager dans une idée ou un contrat. Les salles de location, les traiteurs, les musiciens, les coûts d’impression et les cadeaux s’accumulent rapidement. Avant de susciter l'enthousiasme de chacun pour un certain établissement ou pour un groupe que vous connaissez, obtenez des informations sur le prix réel.
Utilisez les ressources disponibles. Faites appel à votre conseil d’administration ou à votre base de bénévoles pour vous aider lors de l’événement, qu’il s’agisse d’imprimer et de distribuer des prospectus afin de réduire les coûts d’impression, ou de demander à quelqu'un de faire un don ou d’offrir du matériel audiovisuel pour la présentation de la soirée. Faire appel à votre base peut générer des économies considérables.
Faites équipe avec un autre groupe aux vues similaires pour co-organiser un événement. Cela permet non seulement de partager les coûts et les tâches, mais permet également de promouvoir votre événement auprès d'un public élargi et de gagner en visibilité.
Utilisez du matériel de réseautage gratuit. Bien que les promotions en ligne soient rapides et faciles, votre groupe peut également utiliser les bulletins communautaires proposés par la radio, la télévision et les journaux. Rédigez et distribuez des communiqués de presse de votre événement et faites la promotion d'un angle qui pourrait lui permettre de figurer dans l'actualité locale.
Ne présumez pas que vous obtiendrez quelque chose pour rien. Vous avez peut-être les organisations à but non lucratif ou communautaires les plus appréciées de la région, mais cela ne veut pas dire que vous ne payerez pas pour des biens et des services. Lorsque vous demandez des rabais ou des dons, proposez quelque chose en retour, par exemple une mention en surbrillance dans tout le matériel promotionnel, des invitations à des bulletins d'information et de la visibilité lors de l'événement.
Conseils
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Surveillez les coûts cachés tels que les frais de location supplémentaires, les frais de retard ou les suppléments de pourboires, et faites de votre mieux pour les intégrer ou les éviter tous ensemble.
